Guide til Planlægning

Planlægning

Planlægning giver mulighed for at planlægge hvornår arbejdsindsatsen skal lægges på de forskellige opgaver og medarbejdere. Her er der mulighed for at planlægge på ugebasis eller helt ned på dagsbasis, hvor mange timer der skal bruges. Der er mulighed for rigtig mange tilpasningsmuligheder af skærmbilledet, og værdien af de tilpasningsmuligheder vil afhænge af den enkelte bruger og det overblik der ønskes.

I øverste venstre hjørne findes en række filteringsmuligheder som benyttes til at finde de(t) projekt frem der skal bemandes. Dato intervallet bruges til at begrænse antallet af uger der skal vises i skærmbilledet (default er 3 måneder).

Når projektet kommer frem, kan + foran projekt/opgave benyttes til at ekspandere projektet/opgaven. Under hver opgave, fremkommer navnene på de medarbejdere der er allokeret til den opgave.

Planlægning på uge

Stil cursoren i en ønskede uge for den ønskede medarbejder-opgave. Indtast det planlagte timetal der skal udføres af medarbejderen i den uge. Benyt mus eller TAB for at bevæge dig til næste uge

Planlægning på dag

Hvis der skal planlægges timer på en specifik dag, stilles cursoren i den ønskede uge og der tastes et ”d” i feltet. Herved fremkommer en dialogboks der muliggør at taste antallet af timer på den ønskede dag. Når dialogboksen lukkes, vil ugefeltet være grønt og der står et lille ”d”. Når beregningerne opdateres (tast et ”+” i et tomt felt eller klik på ”Opdater totaler”), bliver feltet gråt og der står nu det samlede timetal planlagt på dagsniveau i pågældende uge.

OBS! Er der planlagt timer via kalenderen vises det samlede timeantal på samme måde som dagstotaler.

 Redigering af opgaver og projekt

Klikkes der på opgavenavnet, fremkommer en dialogboks som giver samme muligheder for redigering af opgave, allokering af ressourcer og allokering af timer, som projektformularen gør. Vil man hellere redigere via projektformularen, kan man klikke på projektnavnet, som er en genvej til projektformularen. Fra projektformularen er der på fanebladet stamdata, en genvej til ”planlægning” for det givne projekt.

I dialogboksen er der en mulighed for at foretage en jævnfordeling af timer henover opgavens varighed. Benyttes denne funktion, skal man være opmærksom på at såfremt startdatoen er overskredet, vil planlægning lægges ind bagud i tid. Samtidig er den jævnefordeling baseret på dagsregistrering, så skal der senere ændres skal dette gøres på dagsniveau for den enkelte dag/uge.

OBS! Fjernes en medarbejder fra projektet, forsvinder planlægningen/tidsregistreringen ikke og dette kan give forvirring i tallene. Så skal en medarbejder ikke længere arbejde på en opgave, så husk at slette de planlagte timer eller dem til en anden medarbejder. Undlad at fjerne medarbejderen og benyt i stedet ”pause” funktionen i Projektformularen i fanebladet ”Bemanding”.

 

Indstillinger

I øverste højre hjørne er der mulighed for at lave en række forskellige indstillinger af planlægningen. Er ingen af mulighederne valgt, fremstår skærmbilledet med kolonner for projekterne/opgaver, periode, status, budget og planlagt.

Budget projekt er summen af opgavernes budget

Budget opgave er indtastet i dialogboksen i Planlægning eller i projektformularen på opgaven

Budget medarbejder er den allokering der er indtastet i dialogboksen i Planlægning eller i projektformularen på fanebladet ”Bemanding”

OBS! Bemærk at der ikke nødvendigvist behøver at være overensstemmelse mellem allokering på medarbejderne og opgave budgettet.

Planlagt er de timer der samlet set er planlagt på en medarbejder (både fortid og fremtid)

Planlagt på en opgave er summen af timer planlagt på medarbejderne og planlagt på projektet er summen af timer planlagt på opgaver.

Følgende indstillinger er mulige:

  •          Aktiver låste felter
  •          Vis kun projekter & opgaver i periode
  •          Vis kunde
  •          Vis forbrug og planlagt til dato
  •          Vis estimeret timebudget
  •          Vis brugerplanlægning
  •          Vis brugerstatistik
  •         Vis fasefarver i brugerstat
  •         Vis afsluttede

Aktiver låste felter – Hvis der sættes et flueben, åbner det mulighed for at indtaste timer i alle uge. Er fluebenet ikke sat, kan der kun tastes timer indenfor den periode som er angivet af opgavens periode

Vis kun projekter & opgaver i periode – Er der sat et flueben her, vises kun projekter/opgaver som periodemæssigt lapper ind over det valgte dato interval i filtreringen

Vis kunde – Er der sat flueben her, fremkommer der en kolonne mere hvor der på projektniveau vises kundens navn

Vis forbrug og planlagt til dato – Fluebenet her tilføjer en kolonne som viser tidsregistreringerne frem til- og med sidste uge / Planlagt frem til- og med sidste uge. Kolonnen indikerer på denne måde om der er overensstemmelse mellem hvad der er blevet planlagt og hvad der er blevet udført.

Vis estimeret timebudget – Er fluebenet sat her, fremkommer en kolonne ”Est. total”. Kolonnen viser det forventede total estimat på opgaven beregnet ved: Forbrug til dato lagt sammen med fremtidig planlagt fra dags dato. Projektets estimat er en sum af alle opgaver, som er en sum af alle medarbejdere. Hvis den økonomiske konsekvens af planlægningen skal beregnes, skal allokeringen af timer på de enkelte opgaver opdateres med tallet fra denne kolonne. Det gøres enten ved at klikke på opgavenavnet i skærmbilledet (som beskrevet ovenfor) eller ved at gå om i projektformularen i fanebladet ”Bemanding).

Vis brugerplanlægning – Fjernes de brugerrelaterede linie – dvs. kun projekter og opgaver vises. Denne mulighed benyttes kun hvis man ikke har behov for at se detaljerne på brugerne. Det skal være slået til, hvis der skal planlægges. Brugerplanlægning giver også et overblik over fravær blandt medarbejderne, ved at farve indtastningsfelterne i den farve som fraværstypen har der er planlagt i perioden. Ved at benytte dagsplanlægning (se ovenfor), kan det ses hvilke dage der er planlagt fravær på.

Vis brugerstatistik – Er fluebenet sat her, fremkommer et belastningsoverblik i bunden af skærmbilledet, hvor man kan se hvor meget den enkelte medarbejder er belastet i de pågældende uger – belastningsbilledet beregner belastningen på tværs af alle projekter og på fravær planlagt. Dermed kan man hurtigt se om en medarbejder belastes unødigt samtidig med der planlægges. Ved at klikke på timetallet for en uge for en medarbejder fremkommer en dialogboks med hvilke opgaver og hvor mange timer medarbejderen er planlagt på i den pågældende uge.

Vis fasefarver i brugerstat – For at den vises skal ”Vis brugerstatistik” også være slået til. Der er mulighed for at knytte en farve til hver fase, hvorved alle opgaver under en fase får samme farve. Denne farve vises pr uge pr dag for den enkelte medarbejder og giver dermed et overblik over hvilken type af opgave medarbejderen arbejder på de enkelte dage i ugen.

Vis afsluttede – Står nogle af opgaverne/medarbejderne med status afsluttet, vises de i brugerplanlægningen.


Flytteværktøj   

For at lette arbejdet ifbm ændringer i bemandingen, kan flytteværktøjet være en hjælp.

Her er det muligt at flytte alle planlægninger med en given dato eller fra og med en given dato ”x” antal dage (vælges i dropdown-listen) frem eller tilbage i tiden. Ved hjælp af filtreringsmulighederne kan man vælge, af flytningen kun skal gælde for nogle medarbejdere, kunder, projekter eller etiketter


Frigiv kalenderkø

Er denne funktion slået til i systemet, giver det mulighed for at sende en kalender invitation til de pågældende medarbejdere. Der sendes kun de endelige planlægninger afsted. Foretages der ændringer efter en udsendelse, bliver der sendt en annullering og en ny invitation.

 

Røde tal

Er planlagte timer på en medarbejder røde, skyldes det at der er planlagt flere timer end der er allokeret til medarbejderen

Er planlagt timer på en opgave røde, skyldes det at summen af timer planlagt på medarbejderne overstiger budgettet på opgaven.

Er planlagte timer på projektet røde, skyldes det at summen af timer planlagt på opgaverne overstiger budgettet på projektet.

Er Forbr/plan t.d på medarbejdere røde, skyldes det at der er blevet forbrugt flere timer end der var allokeret til medarbejderen

Er Forbr/plan t.d på opgaven/projektet røde, skyldes det at der er blevet forbrugt flere timer end der samlet var allokeret til medarbejderen på opgaven/projektet.

Er Est. total på medarbejderen rød, skyldes det allokeringen (budget) på medarbejderen er mindre end det totale estimat

Er Est. total på opgave/projekt rød, skyldes det at budgettet på opgaven/projektet er mindre end det totale estimat for opgaven/projektet

Er ugetallet i ”Vis Brugerstatistik” røde, skyldes det at medarbejderen er planlagt med mere end 40 timer pr uge. Klik på timetallet i ugen og få et overblik over hvilke opgaver og hvor mange timer medarbejderen er planlagt den pågældende uge.

 

Rapporter

 Følgende rapporter benytter tallene fra planlægningen:

Medarbejderplan

Medarbejderoversigt

Bemandingsrapport

Alle tre rapporter ligger under "Planlægning"