Guide til ugesedlen

Ugesedler

Du kan benytte ugesedlen, hvis du ønsker at registrere tid, kilometer og udlæg på en opgave. Dine registreringer danner grundlag for beregning af flex, ferie, overarbejde, udbetaling af løn og kørselsgodtgørelse, fakturering m.m..

Komme/gå registrering
Der kan tidsregistreres med komme/gå tid eller ved at taste tidsforbrug på opgaver, eller en kombination af disse. Standard-opsætningen er, at man registrerer tidsforbrug på opgaver. (Kontakt vores support, hvis du ønsker komme/gå).

Skræddersy opsætningen i din ugeseddel 
Du kan skræddersy opsætningen af din ugeseddel, og EazyProject vil altid huske din opsætning, indtil du ændrer den igen. Du kan blandt andet vælge, om weekender skal vises, om projekter og opgaver skal samles i én linje og om der skal være uge- og opgavetotaler. Klik på linket Tilpas oppe i højre hjørne, hvis du vil ændre dine indstillinger.

Åben/luk projekter
Projekter kan åbnes og lukkes for at skabe et bedre overblik, hvis brugeren er allokeret til mange projekter eller opgaver.
Projekter er som standard lukkede, d.v.s. allokeres du til et projekt og gå til ugesedlen, vil dette nye projekt være lukket.
Klik på pilen udfor et projekt for at åbne et projekt og vise opgaver herunder.

Tidsregistrering
Når du åbner ugesedlen, står cursoren klar til indtastning og du kan benytte piletasterne til at "hoppe" mellem opgaver og ugedage. Når du har tastet timer i et felt og forlader feltet, bliver det automatisk gemt og feltet lyser grønt. Hvis der er fejl i indtastningen, lyser feltet rødt og du skal rette, før der kan gemmes. 

Yderligere tips til tidsregistrering:

  • Du kan taste en kommentar til din tidsregistrering ved at klikke på 'kommentar ikonet' ved siden af registreringen.
  • Du kan taste en kommentar samtidig med din tidregistrering, ved at adskille timer og kommentar med en skråstreg /. Eksempel på indtastning: 7,4/Kommentar til tidsregistrering.
  • Du kan altid taste et + i et felt for at få genberegnet alle totaler
  • Taster du timer med hundrededele, tastes eksempelvis 7,5 svarende til 7 timer 30 minutter
  • Taster du timer og minutter, tastes eksempelvis 7:30 svarende til 7,5 time. Systemet forstår begge dele.

Kilometerregistrering
Når du trykker på 'kommentar ikonet', kan du udfylde en kilometerregistrering på opgaven.
Afkrydser du tur/retur, ganger systemet selv kilometerregistreringen med to, når du gemmer.

Godkendelse
Du kan godkende dagene enkeltvis nederst i hver dagskolonne eller du kan godkende hele ugen ved at klikke på Godkend hele ugen, lige under dagstotalerne. Når ugen er godkendt, kan du ikke ændre eller redigere dine registreringer. Når en dag er godkendt, vil godkend-linket blive erstattet af dags flex-saldo, så du altid kan følge din flex, dag for dag.

Administrator
En administrator har mulighed for at skifte mellem medarbejderes ugesedler. Hvis du er administrator, vil der være en dropdown liste med medarbejderne øverst i skærmbilledet. 

Hvis en ugeseddel er blevet godkendt ved en fejl, kan du låse den op igen, ved at skifte til den pågældende medarbejder og klikke på linket Lås op. Som administrator kan du også selv rette/udfylde andre medarbejderes ugeseddel.

Indstillinger

Du har forskellige indstillingsmuligheder i din ugeseddel, så du kan skabe det overblik, som du har brug for . 
Behovene er meget forskellige fra bruger til bruger. 
Det er derfor en god idé lige at løbe de forskellige indstillingsmuligheder igennem for at se, hvad der passer bedst til dig.

I højre hjørne af ugesedlen er der et link til Tilpas. Dette åbner en dialogboks med følgende valgmuligheder:
  • Vis favoriter - Foran hver opgave, er der mulighed for at angive med en stjerne, om en opgave er favorit eller ej. Vælges denne afkrydsning, vises kun opgaver, som er angivet som favoritter. Benyttes ofte, når man er allokeret til mange opgaver. Er denne afkrydset, ændres ordet Indstillinger farve til rød for at indikere, at ugesedlen er filtreret.

  • Vis projekt og opgave i samme linie - Frem for at have en projektoverskrift og nedenfor de enkelte opgaver, er der af pladshensyn mulighed for, at projektoverskriften flyttes ned foran hver opgave. Dette giver en mere kompakt ugeseddel
  
  • Vis kunder - Kundenavnet vises i projektoverskriften efter projektnavnet

  • Vis fase - Fasen indskydes som en kolonne foran opgave navnet

  • Vis weekend - Giver mulighed for tidsregistrering i weekenden

  • Vis ugetotaler - Summerer tidsregistreringen på ugeniveau for hver opgave.

  • Vis totalt i alt pr. opgave - Tilføjer tre kolonner til højre i ugesedlen: Budget/t angiver allokeringen på den enkelte medarbejder for opgaven. Total i alt angiver, hvor meget der er registreret på opgaven fra start til d.d. Diff angiver forskellen mellem budget og registrering. Er der registreret mere end budgetteret, vises diff med negativt fortegn

  • Vis kommentar ikon - Tilføjer et kommentar ikon ved siden af hver dagscelle. Hvis du klikker på ikonet, åbnes en dialogboks, hvor der kan skrives en kommentar og der kan registreres kørsel. Kommentar og km registrering er specifik i forhold til opgaven på den specifikke dagsregistrering

  • Vis udlæg & km totaler - Tilføjer to rækker under dagsnormen i bunden af ugesedlen, hvor der vises en sum for hver dag for h.h.v. udlæg og kørsel omregnet i forhold til gældende takst.

  • Vis historik - Nederst i skærmbilledet vises en log, med alt hvad der er foretaget af registreringer og rettelser i den pågældende uge. Er det en administrator, som har ændret i ugesedlen, vil det også fremgå. Hver log er angivet med dag/tid, beskrivelse og bruger.

  • Vis kun opgaver med registreringer i denne uge - Med mange opgaver i ugesedlen er det svært at overskue, hvilke der er registreret tid på. Med denne funktion vises kun de opgaver, der er registreret tid på.

Tip: Mangler du en eller flere opgaver i ugesedlen, kan det skyldes at du har slået Vis favoritter til.