Tidsregistrering – piece of cake?

Mike%2527s%2BAmazing%2BCakes%2B-Clock.jpg

Hvad koster jeres system - Jeg skal bruge noget tidsregistrering og projektstyring, sådan helt standard?

Det kan typisk være det første spørgsmål, som vi får fra en ny potentiel kunde.

Jeg mener i stedet, at det første spørgsmål (og det skal du stille dig selv), det er: 

Hvad vil jeg opnå med et nyt IT-system?

 Hvis der er nogen usikkerhed omkring dette, så skal du som det første gøre dig klart præcist, hvad det er du har behov for? Ellers er der stor sandsynlighed for, at du ikke kommer i mål med din nye løsning.

35 timer!

Lad mig give et eksempel: Hvis du har brug for løndata, faktureringsgrundlag, efterkalkulation af projekter, fraværsplanlægning og Business Intelligence og skal data evt. kunne overføres direkte til andre systemer, så er dit behov ikke tidsregistrering. Tidsregistreringen er derimod et af mange værktøjer til at opnå det mål du i virkeligheden er på jagt efter.

Selvom tid er en forholdsvis enkel ting, så bliver det hurtigt komplekst afhængigt af, hvad der skal kunne udledes af tidsregistreringen. Som nu overskriften "35 timer!". Det er helt klart en tidsregistrering og så er opgaven jo løst – eller hvad?

·        Det første man nok vil vide er, hvilken periode timerne dækker over, er det 2 dage, en uge eller måske en måned?

·        Det næste vil være, hvilken type af arbejde, der er udført i de 35 timer?

·        Det kunne måske også være rart at vide, om de 35 timer er ift. en normtid og hvis det er ift. en normtid er det måske også brugbart at vide, om det er mere eller mindre end normtiden?

·        Hvis der er overtid i de 35 timer, er der så tale om afspadsering eller flexes der og er det samme regnskab eller er det forskellige opgørelser?

·        Hvor meget af denne tid kan udfaktureres?

·        Hvem er kunden?

·        Hvilket projekt eller sag er der tale om?

·        Er nogle af de timer sygdom eller ferie?

·        Hvad er der blevet lavet de enkelte dage?

·        Hvad tid på dagen kom medarbejderen og hvad tid gik medarbejderen hjem?

·        Hvad koster de timer og hvad har jeg af dækningsbidrag?

Noget af den viden er relevant for nogen, mens det ikke er relevant for andre.

Det vigtige er: Hvad er relevant for dig!

Brug lidt tid på at finde ud af, hvad de lavt hængende frugter er, ift. dine behov, og ranger så dine ønsker ud fra om det er "Obligatorisk funktionalitet på kort sigt", "Obligatorisk funktionalitet på længere sigt" eller "Nice to have". Undlad at bruge for lang tid på det, som ikke er relevant for dig

Et godt råd!

Rigtig mange leverandører har lavet en "Tjekliste", så det er nemt at krydse af, hvad man gerne vil have, lidt ligesom en smørrebrødsseddel. Surprise!! Tjeklisten er ikke lavet for at hjælpe dig! Den er til for at styre dig ind på, hvad den pågældende virksomhed ønsker at sælge dig.

Deres egne svage sider vil ikke fremgå af listen, mens de stærke sider ift. konkurrenter, vil være fremhævet som noget essentielt. Hvis du bestiller smørrebrød fra en vegetarrestaurant, vil du sjovt nok ikke finde et stykke med roastbeef på listen af muligheder og det går måske først op for dig, at det mangler som mulighed, når du har fået maden leveret.

Brug hellere tiden på selv at finde frem til, hvad der er vigtigt for dig/jeres virksomhed og byg en liste op fra bunden, fremfor en ”hurtig genvej”, som alligevel ikke er baseret på dig og din virksomhed.

Standardsystem eller ej

Vi hører ofte fra vores kunder at de ”skal have tidsregistrering, ressourcestyring og projektstyring, sådan helt standard”, men når det kommer til stykket, så har vi ingen kunder, som benytter vores løsning nøjagtig ens, fordi tidsregistrering, ressourcestyring og projektstyring og meget andet, er meget mere end ”standard”. Selv i en standard brancheløsning, men mere herom på et senere tidspunkt.

P.S. Hvis du undrer dig over, at du ikke fik svaret på, hvad vores løsning koster, er du velkommen til at kontakte os og spørge J