10 gode råd til hvordan du vælger it-system

10 gode råd til hvordan du vælger it-system

Af Kenneth Larsen - 22. januar 2019

1. Argumenter for at investere i nyt projektstyringsværktøj
Der er helt sikkert en del argumenter, der taler imod at investere i nyt it-system, men der er bestemt også mange gode grunde til, hvorfor du skal bruge den tid og de penge, som det koster at investere i et nyt it-system.

Mange steder kan man læse artikler, der fortæller, at det ER en god investering at have et it-system, der kan skabe overblik og optimere virksomhedens arbejdsgange. Men det altafgørende er, at du vælger et it-system, der passer til jeres virksomhed i forhold til de udfordringer og behov I har. Det vil give jer de bedste forudsætninger for at gøre virksomhedens arbejdsgange bedre og mere effektive – og dermed opnå bedre indtjening og større konkurrenceevne.

2. Forhast jer ikke – det kan sjældent betale sig!
Når beslutningen om at investere i nyt it-system er taget, så vil de fleste ofte gerne have det gennemført hurtigst muligt, så de kan få glæde af de mange fordele, som systemet tilbyder: skabe bedre overblik og styring af de mange projekter og opgaver – og derved opnå bedre indtjening og bundlinje, større konkurrenceevne osv.

Udfordringen her er ikke at haste sig igennem processen og vælge ‘det første og (umiddelbart) bedste’ system, du finder. Det kan i sidste ende resultere i en dyr fornøjelse, der ikke nødvendigvis forbedrer eller optimerer tingene. Brug den nødvendige tid og de ressourcer, det kræver at finde den løsning, der vil fungere bedst for jer.

De vigtigste elementer i udvælgelsen og implementeringen af et nyt it-system er:

3. Bliv afklaret med HVORFOR det er en god idé med et nyt it-system
Inden du vælger at meddele dine medarbejdere/kolleger om, at I skal til at bruge et nyt it-system, så er det afgørende, at du er afklaret med, hvorfor det er en god idé. Det er her en fordel, at du har de rette argumenter klar. Argumenter, som også kan overbevise medarbejderne og imødekomme de spørgsmål og forbehold, de kunne tænkes at have. Det er fx ikke et godt nok argument for alle andre, at det vil øge virksomhedens indtjening.

For nogle kan det være relevant, at det bliver lettere eller hurtigere at udføre det daglige arbejde – eller at de måske får nye og bedre funktioner og muligheder. Det vigtige er, at alle medarbejdere kan se meningen med, at de skal bruge tid på at sætte sig ind i et nyt system, uanset om de arbejder i økonomi-, salgs- eller it-afdelingen.

4. Valget af det rette it-system til jeres virksomhed
Udfordringen, for en del virksomheder, er, at it-systemerne enten mangler afgørende funktioner, for at det kan fungere optimalt i dagligdagen – eller at de er så store og komplekse, at de kan meget mere, end virksomheden egentlig har brug for. Disse udfordringer kan gøre det uoverskueligt og svært at komme i gang – og der er desværre stor risiko for, at virksomheden ender med at have brugt en masse tid og penge på noget, som aldrig bliver godt.

Det er derfor afgørende, at I starter med at få afklaret hvad jeres behov er, inden I går i gang med at søge efter it-systemer.

Der findes forskellige projektstyringsværktøjer, som kunne være relevante, men hvor I kan blive udfordret af, at systemerne ikke kan ‘tale sammen’ med de andre systemer, som I anvender i jeres virksomhed. Andre it-leverandører arbejder med mere ‘helstøbte’ systemer, som kan hele paletten.

Det er i øvrigt altid en god idé, at få en gratis prøveperiode eller køre et mindre pilotprojekt, så én eller flere af virksomhedens relevante nøglepersoner (fx de personer, der er ansvarlige for de forskellige afdelinger) får mulighed for at se, hvad systemet kan.

5. Få afklaret de forskellige behov, der er til et kommende it-system.
For at finde ud af hvilke behov din virksomhed har til et it-system, så kræver det, at du finder ud af, hvilke behov de forskellige afdelinger har. Måske mener du, at du har styr på, hvordan virksomhedens forskellige afdelinger fungerer, og at det derfor ikke er nødvendigt at involvere en masse medarbejdere, der i forvejen har travlt med deres daglige opgaver.

Men, det er nærmest en umulig opgave at vide, hvordan de forskellige afdelinger og medarbejdere arbejder og hvilke behov og udfordringer, som de sidder med i deres hverdag. En sådan viden kræver et indgående kendskab til de forskellige arbejdsfunktioner (salg, økonomi, konsulentarbejde mm.). Desuden kan der være områder, hvor I kunne gøre tingene smartere og hurtigere, men det vil I højst sandsynligt aldrig finde ud af, med mindre I får en god dialog om udfordringer, muligheder, ideer osv.

Nedsæt derfor et udvalg af dedikerede medarbejdere, der har den største og mest indgående viden om det fagområde, som de arbejder med (fx økonomi, salg, konsulentarbejde, it og ledelse). Udvalget kan bidrage til at få afklaret, hvad der er af forskellige behov (og krav) til et it-system i de forskellige afdelinger. Det kan være i forhold til fakturering, tidsregistrering, projektstyring med mere.

6. Åbenhed, dialog og medindflydelse skaber de bedste forudsætninger for en vellykket implementering?
Nogle mennesker er af natur nysgerrige og interesserede i nyt, mens andre har forbehold og er måske utrygge ved, hvad det nye vil have af indflydelse på deres arbejde:

  • Er det blot en ny måde at holde øje med os på og det vi laver?
  • Vil det betyde fyringer, og hvem skal så fyres?
  • Hvorfor skal vi bruge tid på noget nyt, når det ‘gamle’ fungerer fint?

Det kan være sådanne tvivl og usikkerheder, der kan skabe modstand mod og frygt for det, der vil ske, når det nye it-system skal tages i brug. Derfor er det VIGTIGT, at der hele tiden er en åben dialog, og at alle løbende bliver orienteret om, hvad der skal ske, hvornår og hvorfor, hvilken betydning det får for den enkelte medarbejder samt hvad der forventes. Eksempelvis at systemet vil gøre arbejdet lettere for medarbejderne og give dem mere tid til andre opgaver eller måske større frihed.

Find de positive ting frem og fokuser på, hvad det kan betyde fremadrettet.

7. Inddrag medarbejderne og skab gensidig tillid og respekt
Du vil opleve, at de fleste medarbejdere bliver mere engagerede og positive, når de bliver spurgt til råds, end hvis det hele bliver dikteret og ‘trukket ned over hovedet’ på dem. Inddrag derfor medarbejderne tidligt i processen, så de føler, de bliver hørt og anerkendt for deres viden og erfaring. Herved viser du, at du har tillid til dine medarbejdere samt at du respekterer dem og det arbejde, de udfører.

Det kan være, at I undervejs bliver nødt til at indgå kompromisser – og måske er du nødt til at skære igennem og tage en (velargumenteret) beslutning, hvis I ikke kan blive enige. Det vigtigste er, at du sørger for at involvere og lytte til dine medarbejdere, og at I sammen finder den løsning, der dækker de vigtigste behov og ønsker til det nye system. Det vil i sidste ende give det bedste resultat og den bedst mulige implementering, da de ansatte vil tage bedre imod et it-system, når de har været med til at definere, hvad systemet skal kunne.

8. Find allierede: Udvælg de mest vellidte og dedikerede medarbejdere til at formidle budskabet
For at opnå succes med projektet, vil det være en fordel, hvis du får de mest vellidte og dedikerede medarbejdere til at formidle budskabet og sælge ideen om et nyt it-system. Det vil gøre processen meget lettere, da andre medarbejdere vil være mere positive, hvis budskabet om det nye it-system bliver formidlet af kolleger, som de respekterer og har tillid til. Vi kunne kalde disse medarbejdere for ambassadører. Ambassadørerne er netop engagerede, fordi de ikke er bange for forandringer, og fordi de kan se fornuften i og relevansen af et it-system. De vil derfor arbejde målrettet for sagen i stedet for at modarbejde projektet. Dette er yderst vigtigt for at sikre, at processen ikke bliver modarbejdet, så I får en succesfuld implementering.

Måske deltagerne fra udvalget er de rette ambassadører, men hvis du mener, at der er andre medarbejdere, som er mere vellidte og derfor vil være bedre ambassadører, så sørg for, at de også kommer med i udvalget, så de orienteres og engageres fra starten. Det vil efterfølgende være lettere for dem at formidle budskabet videre til kollegerne, hvis de har været med fra start.

Få ambassadørerne til at formidle, hvad der skal ske, hvornår og hvorfor – og lad dem være en aktiv ressource igennem hele forløbet. Det vil betyde, at de udvalgte ambassadører kommer til at bruge en del tid på processen, da det altid vil kræve en del tid/ressourcer at udvælge samt implementere et nyt it-system. Det er her vigtigt, at du/ledelsen samt de der skal deltage, er indstillet på, at det vil betyde, de vil få mindre tid til egne opgaver i en periode.

9. Tag det i små bidder – forandringer tager tid
Lav en realistisk plan for implementeringen, så medarbejderne ikke bliver presset igennem processen og sørg for at ambassadørerne løbende orienterer medarbejderne om, hvad der skal ske, hvornår og hvorfor. Det er vigtigt, at medarbejderne får at vide, hvad der forventes af dem samt hvilken betydning det har for det arbejde, de udfører, så de har tid til at indstille sig på forandringerne.

Vælg dele af systemet, som medarbejderne skal starte med at anvende. Hvis de får for meget nyt på én gang, kan det dræbe enhver motivation. Desuden skal der også være tid til at klare de daglige opgaver, så virksomheden stadig kan kører videre. Udnævn eventuelt ambassadørerne til projektledere for implementeringen i deres afdeling og sørg samtidig for, at ambassadørerne jævnligt mødes, så de kan udveksle erfaringer og give hinanden sparring på eventuelle udfordringer samt det videre forløb.

Vær desuden forberedt på, at planen for implementeringen løbende skal justeres, da det kan være svært helt at vide, hvor lang tid medarbejderne er om at lære at bruge det nye system optimalt. Desuden skal du/ledelsen sørge for at være tilgængelig, spørge ind til forløbet og løbende deltage på møderne, så det hele ikke overlades til ambassadørerne, men det bliver et samarbejde, hvor alle bidrager.

10. Sørg for at uddanne superbrugere, så de kan hjælpe kollegerne undervejs
Det vil være en klar fordel, hvis ambassadørerne samt de andre deltagere fra udvalget, bliver uddannet til superbrugere, så de efterfølgende kan guide deres kolleger, hvis de får brug for hjælp til at forstå samt anvende systemet. Så sørg for, at lave en aftale med it-leverandøren om, at udvalgte medarbejdere skal have undervisning i systemet inden implementeringen.

Hvis systemet skal klare såvel kundedata, projekter, sager, timeregistrering, fakturering m.m., så vil det højst sandsynligt være forskellige medarbejdere fra forskellige afdelinger, der bliver involveret i forskellig grad – og på forskellige tidspunkter. Det er derfor vigtigt, at I får overblik over, hvad det kræver af involvering fra de forskellige afdelinger i processens forskellige faser.