Projektstyring

Sådan bruger du Gantt Pro

Gantt Pro er projektlederens visuelle værktøj, der skaber et komplet overblik over projekter, opgaver og ressourcer.
På denne side, gennemgår vi, hvordan du kommer i gang med at anvende Gantt Pro.

OBS! Det anbefales at anvende nyeste Internet browser versioner (gerne Google Chrome), for at få den bedste brugeroplevelse.

Velkommen til Gantt Pro

Brugermenu > Projekter > Gantt Pro

Det er ligeledes muligt at tilgå Gantt Pro direkte fra projektformularen, så du med det samme kan oprette en visuel tidsplan for dit projekt.
Du finder genvejen, øverst til højre på projektformularen.


Opbygning

Visuelt overblik
Når du har oprettet et projekt med tilhørende opgaver, vil disse fremgå i Gantt Pro, heraf vil projektets samlede varighed, være markeret øverst og opgavernes varighed vil fremgå herunder.
Længden af felterne er defineret af start- og slutdato for projekt og opgave.

Opret opgaver
Det er muligt at oprette opgaver, under de forskellige projekter i Gantt Pro. Når disse opgaver oprettes, vil de ligeledes fremgå i projektformularen.

Du opretter en ny opgave ved at trykke på det blå plus, til højre fra projektnavnet. Du kan også oprette en underopgave, ved at trykke på det blå plus til højre fra en opgave.
Når du trykker på det blå plus, fremkommer en fane, hvor du kan udfylde detaljer om opgaven; såsom navn, type, ansvarlig, ect.

Når du har indtastet den ønskede data, trykker du Gem.
Herefter bliver der muligt at tilføje medarbejdere til opgaven, dette under ressourcer tidsregistrering.

OBS! En underopgave oprettet i Gantt Pro, vil fremgå som en almindelig opgave under projektformularen.

Milestone
En Milestone oprettes og redigeres på samme måde som en opgave, her skal du blot afkrydse Milestone, hvor start- og slutdato er den samme.

Indrykning – ryk ud/ryk ind
Klik på et opgavenavn for at markere en opgave og klik herefter Ryk ud. Herefter vil opgaven fremgå som en underopgave, hvis der er anden opgave over. Hvis du efterfølgende trykker ryk ind, vil underopgaven bliver til en opgave igen.

Åben/luk af projekter og opgaver
Projekter og opgaver kan åbnes og lukkes ved at klikke på +/- ikonerne, til venstre for navnet.
Via knapperne fold alle ud og fold alle ind, kan du åbne og lukke alle projekter og opgaver.

Drag & Drop
De forskellige opgaver kan nemt flyttes med musen og varigheden kan ligeledes ændres, ved at hive i enden af opgaverne.


Afhængigheder

Der kan oprettes afhængigheder mellem opgaverne. Der kan oprettes fire forskellige afhængigheder:

  • Start til start
  • Slut til slut
  • Slut til start
  • Start til slut

Afhængighederne oprettes ved at trække en linje med musen fra opgave start/slut til en anden opgaves start/slut. Afhængighederne er markeret med en cirkel i hver ende af en opgave.
Afhængighederne slettes med dobbelt-klik.


Baseline

Baseline er et stærkt redskab til at følge op og synliggøre ændringer og forsinkelser i projektet.

Gantt Pro baseline, anvendes til at visualisere et projekts planlagte tidsplan, i forhold til de ændringer, der er foretaget under et projekts gennemførelse.
Baseline fremkommer som en orange streg på Gantt kortet, hvorved du visuelt kan sammenholde den oprindelige projektplan med ændringerne.

Baselines oprettes og vælges ved at dobbelt-klikke på projektnavnet.

Baseline vises ved at klikke på tandhjulet, øverst til højre i Gantt Pro og vælge Vis baseline.


Fremgang %

Fremgang (% færdig) vises ved de forskellige opgaver. Fremgangen beregnes ud fra tidsregistreringerne og opdateres automatisk i takt med, at medarbejderen registrerer tid og sammenholdes med det indtastede budget i timer.


Filtre

Du finder filtrene, øverst til venstre i Gantt Pro.
De mange filtre anvendes til at afgrænse Gantt-kortets projekter og opgaver.
Filtrene huskes selvom du har været logget ud.


Sortering projekt- og opgaverækkefølge

Projekterne sorteres som udgangspunkt efter projektnavn.
Hvis der anvendes et manuelt projektnummer, sorteres projekterne efter dette. Anvendes automatiske projektnumre (autogenereret) sorteres der herefter.

Projekt og opgave rækkefølge kan ændres ved at trække op eller ned i navnet.
Opgavernes rækkefølge kan kun ændres indenfor samme opgaveniveau og indenfor samme projekt.


Faser

Faser vises ikke i selve Gantt Pro-kortet, dog kan der knyttes en farve til faserne, hvilket vil fremgå i Gantt Pro-kortet. Hertil kan der opnås et visuelt overblik over, hvilke faser projektet gennemgår.

En fase vælges pr. opgave og benyttes til at kunne rapportere på tværs af opgaver.
Faser oprettes og redigeres under:

Brugermenu > Projekter > Faser


Afsluttede projekter og opgaver

Hvis du ændrer en opgaves status til afsluttet, vil opgaven vises med grå skrifttype og grå baggrund. Herved visualiseres det at opgaven er afsluttet.


Skrivebeskyttet Gantt “readonly”

Gantt-kortet kan for udvalgte brugere vises i skrivebeskyttet tilstand, således at brugeren ikke kan flytte eller redigere projekter og opgaver. For at begrænse en bruger, til kun at kunne se Gantt-kortet, skal brugeren tilknyttes en readonly rolle.

Opsætning af dette finder du via:

Administration > Diverse Systemopsætning > Rollespecifik

Her væger du den ønskede brugers rolle via drop-down menuen.

Tryk Gem/Opdater

Førend den udvalgte bruger, kan tilgå det skrivebeskyttede Gantt, er det nødvendigt at afkrydse Gantt under brugerens rolle. Du kan læse mere om roller her og du kan tilgå funktionen via:

Administration > Roller > Vis roller