Rapporter

Guide til rapporten sagsøkonomi

Denne rapport er hovedsagelig henvendt til arkitekter og ingeniører og udarbejdet i samarbejde med flere af de største tegnestuer i Danmark.

Formålet med denne rapport er at give den sagsansvarlige en samlet rapport med alle relevante tal, som er lige til at printe ud før mødet.

Der er kommet et par ekstra felter i projektformularen, samt et ekstra felt i systemkonfigurationen som benyttes i rapporten. Jo mere funktionalitet der benyttes i EazyProject, jo mere værdi vil rapporten give.Rapporten er bygget op, så det er muligt at søge projektet frem vha Projektnavn eller Projektnummer.
Søgningen kan foretages på en del af navnet eller nummeret.
Projektstatus bruges til at indsnævre listerne ”Projektnavn” og ”Projektnummer” ifht Status.Datointervallet benyttes til at indsnævre projektet til kun at medtage de data som ligger indenfor valgte interval.

Selve rapporten består af 7 grupperinger som giver de følgende tal for hver gruppering.

  • Stade
  • Budget
  • Forbrug
  • Timer
  • Fakturering
  • DB
  • Faktor

Ud for hver linie er der et informationsikon – ved at holde musen henover ikonet, vises beregningsformlen for de enkelte tal.

Der er grafisk visning af hvordan de forskellige faktorer placerer sig ifht hinanden. Nogle af faktorerne vises som linier, da der er tale om faste konstanter, mens andre vises som punkter, da de er udtryk for den aktuelle beregning.

Der er genveje mellem Sagsøkonomi rapporten og projektformularen, så det er nemt at ændre/opdatere projektet og se konsekvensen.

”Tilpas” i øverste højre hjørne giver mulighed for at tænde/slukke for de DB-faktorer der vises.

PDF og Excel i øverste højre hjørne giver mulighed for at printe rapporten eller arbejde videre med tallene i Excel.

Nedenfor vises rapporten for et tænkt eksempel:

Vedr. Fakturering

Faktureringsdelen af rapporten giver mulighed for at åbne for detaljer. Ved at åbne ses alle godkendte fakturer der ligger indenfor datointervallet.

Formlerne bag de enkelte tal:

Stade

  • Stade estimat = Indtastet værdi i projektformular

Budget

  • Netto salgspris (B) (Fastpris) = Fastpris eller beregnet ud fra salgspris pr time (Hentes fra Projektformular ”Budget”)
  • Kostpris (B) egenproduktion = Hentes fra projektformular ”Stamdata”
  • Fremmedarbejde (B) = Hentes fra projektformular ”Budget”
  • Udlæg (B) = Hentes fra projektformular ”Budget”
  • Kostpris samlet sag (B) = Kostpris (B) + Fremmedarbejde (B) + Udlæg (B)

Forbrug

  • Kostpris allokeret = Timer allokeret pr medarbejder ganget med kostpris pr time
  • Forbrugt kostpris (F) = Timer forbrugt ganget med medarbejderens kostpris pr time
  • Forbrugt fremmedarbejde (F) = Udlæg indtastet som fremmedarbejde
  • Forbrugt udlæg (F) = Udlæg ikke indtastet som fremmedarbejde

Timer, total

  • Timer budget (B) = sum af opgavebudgetter
  • Timer allokereret (P) = sum af timer på opgave allokering
  • Timer forbrugt til dato (F) = Sum af timer registreret
  • Timer rest ifht allokeret = Timer allokeret (P) minus Timer forbrugt til dato

Fakturering

  • Fakturaer = Godkendte fakturaer
  • Sum faktureret til dd = Sum af godkendte fakturaer
  • Rest ifht det valgte datointerval = Mangler at blive faktureret ifht budgetteret total salgspris (timer+fremmedarbejde+udlæg)
  • Heraf fremmedarbejde faktureret = Sum af fremmedarbejde på godkendte fakturaer

DB

  • DB budget samlet = Salgspris (B) minus kostpis (B) egenproduktion
  • DB aktuel samlet = Salgspris (B) minus forbrugt kostpris (F)

Faktor

  • Faktor samlet budget (B) = (Salgspris (B) + fremmedarbejde (B) + udlæg (B))/kostpris samlet sag (B)
  • Faktor egenprod budget (B) = Salgspris (B)/kostpris (B) egenproduktion
  • Faktor aktuel (F) = Salgspris (B)/Forbrugt kostpris (F)
  • Stadereguleret faktor (P) =  (Salgspris (B) ganget stade estimat)/Forbrugt kostpris (F)
  • Faktor allokeret = Salgspris (B)/Kostpris allokeret (P)
  • Ambitionsfaktor = Faktor indtastet i projektformular
  • ”Break even” faktor = Faktor indtastet i systemkonfiguration

Hvor kommer tallene fra:

I projektformularen er der nogle felter som skal udfyldes ifht en del af beregningerne (Markeret med rødt nedenfor)

  • Stade indtastet – er den sagsansvarliges bedste bud på hvor langt sagen er i procent pt. Hvor tit denne skal opdateres er op til den sagsansvarlige/tegnestuen
  • Kostpris egenproduktion – Den budgetterede kostpris i kr. af egne timer (denne beregnes på forskellig vis og er derfor her et indtastningsfelt)
  • Ambitions faktor – Dette er den ønskede faktor for dette specifikke projekt i procent.

På de enkelte opgaver under ”Stamdata”, indtastes et budget i timer som efterfølgende summeres op til projektets time budget i fanebladet ”Budget”.

I fanebladet ”Medlemmer” vælges de medarbejdere der skal arbejde på projektet og deres kost/salgspriser angives.

I fanebladet ”Bemanding” allokeres der timer til medarbejderne ud fra hvor mange timer de planlægges til at udfører.

Efterhånden som bemandingen ændres over tid, skal dette tal opdateres.
Som udgangspunkt er allokeringen lig med budgettet, men dette udvikler sig løbende henover tid.

I fanebladet ”Budget” kan der beregnes eller indtastes et honorar. Her oprettes også yderligere økonomiske budget poster som print, fremmedarbejde etc.

Fakturaer oprettes som normalt (enten manuelt eller via fanebladet ”Fakturering”). Husk at det kun er godkendte fakturaer som kommer med i rapporten.

I administrationsmenuen under ”Diverse/systemkonfiguration” indtastes tegnestuens ”Break-even” faktor.