Domea

"EazyProject skaber overblik og gennemsigtighed."

Udfordring

Planlægning og ressourcestyring af driftsarbejdet er en generel udfordring i den almene boligsektor.

Løsning

EazyProject sørger for, at ingen opgaver bliver glemt. Kundechef/driftsleder kan følge med i, hvor mange timer, der bruges og løbende orientere bestyrelsen.

EazyProjects stærke side

Bedre opgave- og ressourceoverblik. Digitalisering af en række
workflows, der skaber bedre overblik og kommunikation.

citat

En af de store fordele ved
systemet er, at ferieanmodning
og registrering af sygdom nu
bliver klaret fra mobilen.

Kent Kivsmose,
Driftsleder, Domea

Domea logo

Bygge- og boligadministrationsselskabet Domea.dk har de seneste fem år arbejdet med en målrettet strategi om at drive administrationen og ejendomsdriften som en forretningsorienteret virksomhed, både i Domea.dk og de boligorganisationer, som er Domea.dks kunder (herefter benævnt Domea.dk).

I forbindelse med denne strategi har Domea.dk i tæt samarbejde med de lokale boligorganisationer sat fokus på samdrift på tværs af afdelinger og organisationer og derfor etableret 20 servicecentre (driftsfællesskaber) til at varetage ejendomsdriften. Som led i professionaliseringen og effektiviseringen af servicecentrene har Domea.dk i løbet af de seneste år indført digital opgaveplanlægning og ressourcestyring.

Alt tekst er lånt fra rapporten: “Domea.dks erfaringer med EazyProject“, som omhandler brugen af EazyProject hos Domea. Kilde: Digitalisering og effektivisering af ejendomsdriften.

Læs hele rapporten her

EazyProject giver en meget bedre mulighed for at få synliggjort, hvad det er, der skal laves, hvor lang tid det tager, og hvad det koster.
Bent Michelsen domea
Bent Michelsen,
Kundechef // Domea

Projektets idé og formål

Projektet EazyProject blev søsat for at afprøve nye konkrete effektiviseringsmuligheder i driften af boligafdelinger. Det skulle bygge videre på Domea.dks flerårige strategi om at drive en forretningsorienteret virksomhed, hvor digitalisering spiller en afgørende rolle. Formålet med projektet var at afprøve og
verificere digitale værktøjer til:

  • At tilrettelægge driftsleverancer og medarbejdertid.
  • Integration til økonomistyring.
  • Overskuelig rapportgenerering.

Værktøjerne skulle findes i ét it-system

Ambitionen var at lave ét it-system, der samlede alle opgaver for alle afdelinger. Systemet skulle f.eks. vise, hvor ofte opgaverne skulle løses, og hvor mange ressourcer, der var behov for:

  • Systemet skulle skabe overblik over ressourcebelastningen.
  • Systemet skulle integreres med økonomisystemet og skabe mulighed for benchmarking og prissammenligning på konkrete driftsopgaver.
  • Systemet skulle gøre det muligt, at den enkelte boligorganisations afdelinger kun betaler for deres faktiske forbrug af ydelser fra servicecentret.

Et unikt overblik

(…) Det digitale pust gør det nemlig lettere at indvie bestyrelserne i de forskellige udgiftsposter og lade dem udnytte deres mandat, når der tages beslutninger om de respektive udgifter på afdelingsniveau.

Alle årets faste og forudsigelige opgaver er tastet ind i systemet. Ligeledes bliver de opgaver, der løbende dukker op, tastet ind i systemet med det samme, og det resulterer i et unikt overblik – et overblik over afdelingernes behov for og forbrug af ressourcer. Samtidig er vejen til at estimere timepris og fastlægge et samlet budget kortere.

Bent Michelsen domea

Bent Michelsen,
Kundechef // Domea

Fra ’som man plejer’ til ’helt faktuelt’

EazyProject har været en del af hverdagen i de godt tre år Kent Kivsmose har været driftsleder i Servicecenter Solrød. Men han kan godt huske, hvordan det foregik i de tidligere job, når man skulle planlægge budgettet for det kommende år sammen med bestyrelsen.

Tidligere gjorde man, som man plejer. Men det er der gjort op med i Servicecenter Solrød. Nu gør man det helt faktuelt: Vi brugte X timer sidste år. Skal vi bruge det samme i år? Hvad vil I have skruet op eller ned for?.

(…) Kent ville ikke tøve med at anbefale EazyProject til andre, der overvejer det. ”Ja, for det giver overblik for ejendomsfunktionærer, servicekoordinatorer og driftsledere eller kundechefer, som skal samarbejde med bestyrelsen. Jeg har heletiden overblikket over de enkelte afdelinger: Hvor meget er der brugt, og hvor meget skal der bruges. Så absolut, det ville jeg gerne anbefale.”

Kent Kivsmose domea

Kent Kivsmose
Driftsleder // Domea

I dag kan beboeren aftale et mere præcist tidspunkt for, hvornår opgaven bliver løst.
Susanne Wilchen-Pedersen domea
Susanne Wilchen-Pedersen
Servicekoordinator
// Domea

Vil du også have overblik over dine ressourcer?