Kolding Kommunes By- og Udviklingsforvaltning kundecase

avatar2-billede
Michael Pagaard Madsen Afdelingleder, Kommunale Ejendomme, Kolding Kommune

Det er overraskende nemt at komme i gang

Kunde siden 2011

Kontakt
Michael Pagaard Madsen
Afdelingsleder/arkitekt
www.kolding.dk

Der er travlt i afdelingen for Kommunale Ejendomme i Kolding Kommunes By- og Udviklingsforvaltning. Som mange andre steder kæmper man med at få ressourcerne til at række til de arbejdsopgaver, der ligger i kø. Derfor er der begejstring over de endnu spæde erfaringer, man har gjort sig med et nyt, webbaseret projektstyringsværktøj:

“Jeg er indtil videre meget begejstret for EazyProject. Vi er gået i gang med at bruge tidsregistreringsmodulet, og det har virkelig været overraskende nemt og smidigt at få startet op – også selvom vi har valgt at få alle medarbejdere registreret og at bagudregistrere fra årets begyndelse, siger afdelingsleder i Kommunale Ejendomme Michael Pagaard Madsen.”

Et enestående overblik over tidsforbrug

En af de funktionaliteter, Michael Pagaard Madsen fremhæver, er muligheden for at trække rapporter, som man kan tilpasse efter behov:

Rapporterne er en stor styrke. Man kan stort set få alle de oplysninger ud af systemet, som man har behov for.

“Det giver os bl.a. en helt fantastisk dokumentation for, hvilke forvaltningsområder, der forbruger mest tid. Som leder kan jeg dermed få et enestående overblik over de ressourcer, der er til rådighed, og hvor belastningerne for alvor ligger”

Bedre planlægning af ressourcerne fremover Selvom Michael Pagaard Madsen endnu ikke har de helt store erfaringer med Eazy-Project, så er han ikke i tvivl om, at også den fremtidige planlægning af ressourcer, vil blive nemmere:

– De muligheder der er for at trække informationer ud om de enkelte anlægsopgaver, tidsforbrug og økonomi gør det til et værdifuldt redskab i planlægningen af vores samlede ressourcer.

Fremover vil vi præcis kunne se, hvor meget tid vi bruger til udarbejdelse af et byggeprogram, og hvor meget tid, vi bruger på et-års og fem-års eftersyn, og det er væsentligt, når jeg fremover skal prioritere og planlægge vores ressourcer.

Selvfølgelig skal man jo have registreret tidsforbruget over et godt stykke tid, før man kan hente den ”erfaring” ud af systemet, men det er vi godt i gang med, siger Michael Pagaard Madsen.

Projektstyring er en tværgående disicplin

Det har været nemt og uproblematisk at tilpasse systemet til vores organisering, struktur og behov.

Som kommune er vi måske lidt atypiske i forhold til eksempelvis en rådgiver. Vores projektrolle afviger jo lidt fra en typisk tegnestue eller rådgivende virksomhed, fordi vi ofte deltager som bygherre.

Men når det så er sagt, så er det jo groft sagt samme opgavetyper, og vi har i princippet også ”kunder” i butikken – de bliver bare ikke faktureret.

Uanset om man er rådgiver eller bygherre, så er behovet for at have overblik over projekter, fordelingen af opgaver og medarbejdernes tidsforbrug, jo præcis det samme, forklarer Michael Pagaard Madsen.

Fleksibiliteten er guld værd

I modsætning til andre projektstyringsværktøjer er EazyProject udelukkende webbaseret:

“Det er en stor fordel for os, at EazyProject er webbaseret. I praksis giver det medarbejderne mulighed for at logge på når, og hvor som helst, og derudover kræver det ingen installering på den enkelte pc.

Derfor kan man komme i gang fra dag til dag og registrering i systemet kan gøres dagligt, uanset hvor man befinder sig.

Michael Pagaard Madsen Afdelingleder, Kommunale Ejendomme, Kolding Kommune

Man skulle tro, at det både er dyrt, tidskrævende og besværligt at komme i gang med at bruge et professionelt projektstyringsværktøj.

I Kommunale Ejendomme, Kolding Kommune, har man den stik modsatte erfaring. Her har man taget de første, spæde skridt, og indtil nu har det været smertefrit.