Slagelse Kommune – Drift & Anlægscentret kundecase

Kunde siden 2008

Kontakt
Rune Overlade
Slagelse Kommune
Drift og Anlægscentret

Sammenlægningen

Slagelse Kommune er resultatet af sammenlægningen af de fire kommuner, Hashøj, Korsør, Skælskør og Slagelse, i forbindelse med Kommunalreformen i 2007.

I dag dækker kommunen små 600 km2 og huser lidt mindre end 80.000 indbyggere.

Siden 2004 har den daværende Slagelse Kommune arbejdet intensivt på at gøre byen til et endnu mere attraktivt sted at bo og arbejde, og i den forbindelse er der investeret voldsomt i projektet Slagelse Ny By, både fra kommunalt og privat hold.

“Udover den økonomiske gevinst kan vi også bruge EazyProject som et planlægningsværktøj, og på den måde gøre alt hvad vi kan for at undgå flaskehalse og overbebyrdede medarbejdere i vores organisation”

Slagelses udfordring

I forbindelse med kommunesammenlægningen i 2007, afskaffede man den daværende ”komme og gå”-registrering, og erstattede den med manuel styring af flextid og ferier, bl.a. i Excel.

Samtidigt var der en generel forventning om at antallet af anlægssager ville stige betragteligt i forbindelse med kommunesammenlægningen. På den baggrund begyndte Rune Overlade fra Drift & Anlægscentret at kigge efter en løsning til tids- og projektstyring, der både kunne styre medarbejdernes ferie og flextid, men samtidigt også bruges aktivt i forhold til planlægningen af afdelingens aktiviteter.

EazyProject-løsningen

EazyProject fra EazySoft er efterfølgende blevet implementeret i Drift & Anlægscentret, som værktøj til både tidsregistrering og projekt- og ressourcestyring. Løsningen er hostet hos EazySoft, hvilket sikrer at Slagelse Kommune kun skal fokusere på at benytte løsningen, og ikke
bekymre sig om hosting og daglig drift af serverne bag.

I dag benytter Slagelse Kommune EazyProject til, langt mere præcist end førhen, at registrere tid på de specifikke opgaver som udføres af Drift & Anlægscentret. Dette har resulteret i en større faktureringsgrad, i særdeleshed på mindre opgaver.

Generelt er dokumentationen af det udførte arbejde bedre, samtidigt med at der er kommet større synlighed af belastningen af den enkelte medarbejder eller afdeling.

Baggrund

Netop denne synlighed er kernen i ressourcestyringsmodulet som Slagelse Kommune for nyligt har taget i brug. Dette modul kan give ledelsen mulighed for at få fuldstændigt overblik over den øjeblikkelige, tidsmæssige, belastning af medarbejdere eller afdelinger, samtidigt med en potentiel belastning ved iværksættelse af kommende projekter.

Dette kan sikre at arbejdsopgaverne fordeles fornuftigt, og er i sidste ende afgørende for at de enkelte projekter leveres inden for de aftalte tidsrammer.

“Først og fremmest valgte vi et system som var brugervenligt”

Slagelses udbytte

Investeringen i EazyProject har for Slagelse Kommune allerede tjent sig hjem. ”Vi vidste at kommunalreformen ville bringe flere anlægssager med sig, og derfor har det været vigtigt at have et værktøj til at registrere den reelt anvendte tid på de enkelte sager. På den måde sikre vi at de involverede parter reelt bliver faktureret for det arbejde vi udfører, og i det lys har EazyProject betalt sig selv,” siger Rune Overlade og fortsætter: ”Udover den økonomiske gevinst kan vi også bruge EazyProject som et planlægningsværktøj, og på den måde gøre alt hvad vi kan for at undgå flaskehalse og overbebyrdede medarbejdere i vores organisation.”

EazySoft A/S som leverandør

EazySoft A/S er et mere end 15 år gammelt softwarefirma der til dagligt har til huse i Roskilde.
Virksomheden har gennem sin levetid udviklet en række forskellige softwareydelser, men er i dag
primært fokuseret på kerneproduktet EazyProject.

Slagelse Kommune valgte EazySoft som samarbejdspartner blandt mulige leverandører. ”Først og fremmest valgte vi et system som var brugervenligt,” siger Rune Overlade.

”Derudover lagde EazySoft i deres demonstration stor vægt på den fleksibilitet de tilbyder, både i deres løsning, og som virksomhed. Vi har en løbende dialog omkring vores ønsker til løsningen – både de akutte og de mere langsigtede, og den form for sparring er væsentlig for os.”