Manual

Funktionsmanual for HR og løn

Denne manual er lavet med udgangspunkt i EazyProjects standardflow for HR & løn, dette kan naturligvis afvige alt efter hvordan man benytter EazyProjects funktioner


Ny medarbejder – Oprettelse af bruger

Medarbejdere, som skal anvende systemet, skal oprettes som brugere.

Gå i Administration > Brugere > Opret Bruger.

Udfyld som minimum følgende:
Fulde navn, Email (sæt flueben i Send mail), Brugernavn, Ny adgangskode og Roller. Tryk Gem/opdater, og nu udvides brugerprofilen med flere faner, hvor der kan indsættes flere informationer på medarbejderen.

  • Stamdata / Startside
    Vælg hvilken side i systemet, det er mest givende for medarbejderen at starte.
  • Afdeling
    Vælg hvilken afdeling medarbejderen tilhører.
  • Nærmeste leder
    Nærmeste leder vælges mellem de oprettede brugere.
  • Medarbejdertype
    Er det en Intern eller Ekstern medarbejder?
  • Standard timetype
    Hvilken timetype har denne medarbejder?
  • Flexstyring
    Opret ny flexperiode, vælg startdato (den dato det forventes at EazyProject tages i brug til timeregistrering), indtast hvor mange timer medarbejderen er ansat til på ugebasis (Ugenorm) og rediger eventuelt i hvordan timerne fordeler sig på ugedagene.
  • Personlige data
    Ansættelsesdato Indtast dato for ansættelse på medarbejderen. Dette har indflydelse på optjening af ferie.
  • Ferie / fraværstyper
    Sæt kryds ud for hvilke fraværstyper, brugeren skal kunne registrere på.
  • Kompetencer
    Her tilføjes de kompetencer, som medarbejderen besidder. Ved at tilføje kompetencer til brugeren kan man filtrere på kompetencerne i Planlægning Pro, så man kan se hvad man har af frie ressourcer indenfor en specifik kompetence, når man laver sin planlægning.


Tilknytning til projekter
For at den nye medarbejder skal kunne registrere tid, skal vedkommende bemandes på de projekter, som der skal kunne registreres tid på. Gå i fraværsprojektet under Projekter og sørg for at den nye bruger er medlem på projektet (under Medlemmer-fanen) og bemandet (under Bemanding-fanen) på de fraværs”opgaver”, som de skal kunne registrere tid på (eller kunne se i ugesedlen, hvis der er tale om planlagt fraværs”opgaver”, såsom Ferie.


Ændring i brugere

Hvis der skal foretages ændringer i de informationer, der er indtastet på en bruger, skal man gå i Administration, Brugere, Vis brugere og trykke på blyanten ud for brugeren.

Hvis den pågældende bruger ikke er på listen, så tjek om filteret øverst er indstillet til kun at vise nogle udvalgte brugere.

En medarbejder stopper
Når en medarbejder stopper, skal vedkommende ikke længere have adgang til EazyProject. Derfor skal brugeren inaktiveres. Under fanen Stamdata ændres Status fra Aktiv til Afsluttet. Så vil brugerens login ikke længere virke. Når en bruger får status ”afsluttet” frigives der en brugerlicens til at oprette en ny bruger, hvis en anden bliver ansat i stedet.

Fjerne persondata fra EazyProject
Hvis man vil slette data på en stoppet medarbejder fra EazyProject, så kan det gøres ved at redigere den afsluttede bruger. Gå i fanen Personlige data og tryk på knappen Anonymiser bruger, når dette er bekræftet vil brugeren ikke længere kunne identificeres, men timer registreret af brugere forbliver i systemet.


Ferie / Fravær

Godkendelse af anmodning om fravær
Når en medarbejder anmoder om planlagt fravær, kan dette godkendes eller afvises under Brugermenu, Planlægning, Vis planlægning alle. Her vil der være to knapper ud for den bruger, som anmoder om planlagt fravær.

Feriesaldo – Ferieopgørelse
For at se medarbejdernes ferie / fraværssaldo, gå i Brugermenu, Rapporter øvrige, Ferie difference rapport. Vælg om du vil se for en afdeling eller en medarbejder. Vælg hvilken type fravær du vil se saldi for. Sæt flueben ud for Alle medarbejdere, hvis der ønskes en liste over alle medarbejderne.

Det er også muligt at sætte en opgørelsesdato, så man kun ser saldo og tal frem til en given dato.

Når man får vist rapporten, kan man se hvor mange dage/timer, medarbejderne har optjent til dato, hvad de har anmodet om som ikke er behandlet, hvad de har fået godkendt og afholdt, hvad de har fået godkendt men endnu ikke afholdt, samt hvad de har tilbage (det er optjeningen minus alt der er indtastet, dvs. både anmodet, afholdt og kommende).

OBS. Hvis der ikke er optjening på en fraværstype, vil saldo selvfølgelig altid være nul fra starten og derfor gå i minus, når det afholdes. F.eks. ved Ferie uden løn.

Nyt ferieår
Når et nyt ferieår står for døren, skal det oprettes i EazyProject, så medarbejderne har mulighed for at anmode om ferie i det nye ferieår. Gå i Administration, Diverse, Fraværsopsætning. Rediger den/de fraværstyper, som følger ferieåret ved at trykke på blyanten. Nederst i boksen som åbner listes de oprettede ferieår. læg endnu et ferieår til listen ved at trykke på pilen ud for det seneste ferieår og se at et nyt oprettes. Tryk Gem.

Korrektion af ferie/fraværssaldo
Hvis en fraværssaldo skal korrigeres, f.eks. ved overførsel af feriedage til næste ferieår, så gå i Brugermenu, Planlægning, Fraværskorrektion. Vælg hvilken medarbejder, det omhandler, hvilken type fravær der skal korrigeres, samt for hvilken periode. Indtast korrektionen (minustal, hvis der skal nedskrives og plustal, hvis der skal tilskrives), evt. en kommentar og en dato for hvornår korrektionen skal træde i kraft.

Sygemeldingshåndtering
Hvis en medarbejder melder sig syg via EazyProject, vil de stå på listen under Sygemelding. Medarbejderen kan også selv raskmelde sig via EazyProject. Man kan også sygemelde en medarbejder, hvis de ikke selv kan. Vælg hvilken medarbejder, det handler om og hvilken dato. Tryk Opret. Når medarbejderen så er tilbage på arbejde igen, så tryk på fluebenet ud for medarbejderen på listen for at raskmelde.

Hvis der er oprettet sygdom ved en fejl, kan det blot slettes ved at trykke på krydset.

Lægge helligdage ind
Helligdage oprettes som planlagt fravær på brugerne. De kan oprettes for samtlige brugere på én gang, hvilket gør, at det er hurtigt overstået. Gå i Planlægning, Opret fravær alle. Vælg Alle brugere i Gælder for, vælg Helligdag i Vælg type, vælg den dato helligdagen ligger på og tryk på Gem. Læg ind for et år ad gangen, så er det gjort.

OBS! Helligdage skal oprettes én dag ad gangen, der kan ikke lægges en periode ind.


Ugesedler

Opfølgning på ugesedler
For at kunne køre løn, skal det sikres, at medarbejderne har registreret sine timer i EazyProject. Tjek op på dette ved at gå i Brugermenu, Rapporter øvrige, Opfølgning medarb. Vælg i datofilteret fra hvilket dato, der skal vises for, og hvor mange uger. Så vil der komme en ugevisning op for medarbejderne, hvor der kan ses hvorvidt de har godkendt ugesedlerne (så er dagene grønne) og hvilken timetotal de har haft pr. dag i ugen.

Ledergodkendelse af ugesedler
Når medarbejderne har godkendt deres ugesedler og de derefter skal ledergodkendes, gå i Brugermenu, Rapporter øvrige, Opfølgning medarb. Vælg i datofilteret fra hvilket dato, der skal vises for, og hvor mange uger, samt sæt flueben i checkboksen ”Vis ledergodkendelse”. Så kan der godkendes (eller afvises ugesedler, hvilken resulterer i at medarbejderens ugeseddel låses op) for de medarbejdere, som man er nærmeste leder for.


Løn og udbetaling

Lønkørsel
Når der skal køres løn, kan der trækkes en timerapport, for at se hvor mange timer medarbejderne har registreret i lønperioden. Gå i Brugermenu, Rapporter timer, Stor timerapport. Brug datofilteret til at definere lønperioden. Brug 2. kolonne til at filtre på f.eks. medarbejder, projekt eller en specifik opgave såsom ”Sygdom” eller ”Ferie”. Brug 3. kolonne til at gruppere data og brug checkboksen til at få vist subtotaler, så systemet f.eks. udregner en total på registreret sygdom på en medarbejder.

Udbetaling af private udlæg
Når medarbejdere har haft private udlæg og registreret det i EazyProject, skal det findes under Brugermenu, Rapporter øvrige, Alle udlæg. Brug datofilteret til at definere lønperioden. Brug evt. Medarbejder-/Projekt- og/eller Afdelingsfilter til at indsnævre søgningen yderligere. Tryk på Vis rapport. Listen kan eksporteres til Excel vha. ikonerne oppe i hjørne. Brug knappen ”Marker viste som udbetalt” til at sætte kryds i ”Udbetalt” ud for de viste udlæg.

Udbetaling af kørsel
Når medarbejdere har haft kørsel i egen bil og registreret det i EazyProject, skal det findes under Brugermenu, Rapporter øvrige, Alle kørsel. Brug datofilteret til at definere lønperioden. Brug evt. Medarbejder- og/eller Afdelingsfilter til at indsnævre søgningen yderligere. Tryk på Vis rapport. Brug ”Grupper pr. bruger” til at få vist en total for kilometer og kroner. Listen kan eksporteres til Excel vha. ikonerne oppe i hjørne. Brug knappen ”Marker viste som udbetalt” til at sætte kryds i ”Udbetalt” ud for de viste kørsler.

Flexkorrektion
Hvis en medarbejder får udbetalt nogle af de timer, de har optjent på deres flexkonto, skal flexsaldoen nedskrives tilsvarende. Dette gøres i Brugermenu, Planlægning, Flexkorrektion. Vælg medarbejderen. Skriv antallet af timer, der skal korrigeres (minustal, hvis saldoen skal nedskrives), en kommentar til korrektionen og en dato for hvornår korrektionen skal tage effekt. Tryk på Tilføj. Historik, samt saldo pr. dags dato, for medarbejderens flexsaldo vises i loggen på siden.


Ændring i medarbejders kost- /salgspriser

Hvis kost- eller salgsprisen ændrer sig for en medarbejder, eller en kategori af medarbejdere, så skal det opdateres i EazyProject.

Gå i Administration > Typer > Vis timetyper. Tryk på blyanten ud for den timetype, som ønskes ændret.

Fremadrettet vil det være den ændrede timetype, som medarbejderen tilknyttes et projekt med.

Opdatering af priser på igangværende projekter
Hvis en timetype opdateres, kan der være et behov for at opdatere medarbejderes priser på igangværende projekter. Gå i Administration, Diverse, Opdater projektmedlemspriser. Søg efter den medarbejder, hvis kost- eller salgspris skal opdateres. Opdater salgs- og/eller kostprisen ud for de enkelte projekter og tryk Ret oplysninger. Hvis alle salgs- og kostpriser skal overskrives med nye priser, skriv da den nye salgspris og kostpris i felter og tryk på Opdater. De opdaterede priser tager kun effekt fremadrettet, så allerede registrerede timer vil være gemt med den kost-/salgspris, som medarbejderen havde på registreringstidspunktet.

Ændre i priser på registrerede timer
Når medarbejderne registrerer timer i ugesedlen, bliver det gemt med de kost-/salgspriser som medarbejderen har på registreringstidspunktet. Der kan være behov for at ændre i medarbejderens salgs-/kostpris bagudrettet, så kan dette gøres ved at gå i Brugermenu, Rapporter øvrige, Ret tidsstempel. Brug filtrene til at søge præcis den/de registreringer frem, som skal ændres. Indtast den nye kost- og/eller salgspris som de viste registreringer skal ændres til og tryk ”Ændre for viste”.

OBS! Når der er flueben i Eksporteret, betyder det, at timerne er hentet ind på en fakturakladde, og på den vil prisrettelsen ikke slå igennem.