Manual

Funktionsmanual for HR og løn


Denne manual er lavet med udgangspunkt i EazyProjects standardflow for HR & løn, dette kan naturligvis afvige alt efter, hvordan du anvender EazyProjects funktioner


Oprettelse af bruger

Medarbejdere, som skal anvende systemet, skal oprettes som brugere:

Administration > Brugere > Opret Bruger

Du kan nu udfylde stamdata for brugeren – udfyld som minimum:
Fulde navn, Email (sæt flueben i Send mail), Brugernavn, Ny adgangskode og Roller.

Du kan ligeledes være relevant at udfylde:

  • Initialer, vises bl.a. i Gantt Pro, når medarbejderen er planlagt på en opgave.
  • Status, hvis status er aktiv, kan der planlægges på brugeren.
  • Sprog, hvilket sprog brugerens system skal være.
  • Startside, den side brugeren ser når der logges ind.
  • Afdeling, anvendes til at sortere på brugerne.
  • Nærmeste leder, angiver, hvem der kan godkende ferie/fravær for brugeren.
  • Standard timetype, angiver salgs- og kostpris – kan ændres på projektniveau.

Tryk Gem/opdater, og nu udvides brugerprofilen med flere faner, hvor der kan indsættes flere informationer på medarbejderen.

Stamdata
Når du har trykket Gem/opdater, bliver det muligt, under stamdata fanen, at oprette en flex-periode for brugeren. Her trykke du på opret ny flex-perisode, indtaster brugerens ugenorm og vælger en startdato for, hvornår ugenormen træder i kraft.

Personlig data
Under denne fane, kan der indtastes personlig information om brugeren, det er også muligt at tildele et medarbejder- og lønnummer, samt indtaste en løn timepris, for brugeren.
Du kan ligeledes indtaste en ansættelsesdato for medarbejderen, hvilket har indflydelse på brugerens optjening af ferie.

Brugerfiler
Her kan du uploade filer relateret til brugeren.

Kompetencer
Her kan du indtaste bestemte kompetencer for brugeren.
Ved at tilføje kompetencer, kan du i Planlægning Pro, filtrere på kompetencer og se, hvilke ressourcer der er tilgængelige inden for en specifik kompetence.

Hardware, mobil, pc osv.
Hvis medarbejderen har fået uddelt hardware, kan du her notere type, dato for udlevering og retur dato.


Ændring i brugere

Hvis der skal foretages ændringer i de informationer, der er indtastet på en bruger, gøres dette via:

Administration > Brugere > Vis brugere > tryk rediger under medarbejdernavn

Hvis den pågældende bruger ikke er på listen, så tjek om filteret øverst er indstillet til kun at vise nogle udvalgte brugere.

En medarbejder stopper
Når en medarbejder stopper, skal vedkommende ikke længere have adgang til EazyProject. Derfor skal brugeren inaktiveres. Under fanen Stamdata ændres Status fra Aktiv til Afsluttet.
Herefter vil brugerens login ikke længere virke. Når en bruger får status afsluttet, frigives der en brugerlicens til at oprette en ny bruger.

Fjerne persondata fra EazyProject
Hvis du vil slette data på en stoppet medarbejder fra EazyProject, så kan det gøres via:

Administration > Brugere > Vis brugere > tryk rediger under medarbejdernavn

Gå i fanen Personlige data og tryk på knappen Anonymiser bruger, når dette er bekræftet vil brugeren ikke længere kunne identificeres, men timer registreret af brugeren forbliver i systemet.


Ferie / Fravær

Godkendelse af anmodning om fravær
Når en medarbejder anmoder om planlagt fravær, kan dette godkendes eller afvises via:

Brugermenu > Planlægning > Vis fravær alle

Her vil der være to knapper – godkend og afvis – ud for den bruger, som anmoder om planlagt fravær.

Feriesaldo – Ferieopgørelse
For at se medarbejdernes ferie/fraværssaldo, gå i:

Brugermenu > Rapporter & Værktøjer > Administrative > Feriedifference rapport

Vælg om du vil se for en afdeling eller en medarbejder, hvilken type ferie/fravær du vil se saldi for, samt ferie år.
Sæt flueben ud for Vis alle, hvis der ønskes en liste over alle medarbejderne eller afdelinger.

Det er også muligt at sætte en opgørelsesdato – opgjort pr. dato – så man kun ser saldi og tal frem til en given dato.

Når du får vist rapporten, kan du se hvor mange dage/timer, medarbejderne har optjent, anmodet, afholdt, planlagt samt medarbejderens difference.

OBS. Hvis der ikke er optjening på en fraværstype, vil saldo altid være nul fra starten og derfor gå i minus, når det afholdes – fx ved Ferie uden løn.

Nyt ferieår
Når et nyt ferieår står for døren, skal det oprettes i EazyProject, så medarbejderne har mulighed for at anmode om ferie i det nye ferieår – Gå i:

Administration > Diverse > Fraværsopsætning

Rediger fraværstyperne, ved at trykke på blyanten. Her kan du under Opret periode, liste de oprettede ferieår.
Læg endnu et ferieår til listen ved at trykke på papir-ikonet yderst til højre for det seneste ferieår, herved oprettes et nyt ferieår.

Korrektion af ferie/fraværssaldo
Hvis en fraværssaldo skal korrigeres, f.eks. ved overførsel af feriedage til næste ferieår, gør du dette via:

Brugermenu > Rapporter & værktøjer > Administrative > Fraværskorrektion

Her vælger du, hvilken medarbejder, det omhandler, hvilken type fravær der skal korrigeres, samt for hvilken periode. Indtast korrektionen (minustal, ved nedskrivning og plus ved tilskrivning), evt. en kommentar og en dato for hvornår korrektionen skal træde i kraft.

Sygemeldingshåndtering
Hvis en medarbejder melder sig syg via EazyProject, vil de stå på listen under Sygemelding:

Brugermenu > Timer, km & udlæg > Sygemelding

Medarbejderen kan sygemelde sig selv. Nærmeste leder kan også sygemelde medarbejderen. Sygemelding oprettes efter ovenstående sti.
Medarbejderen kan selv raskmelde sig via EazyProject, det samme gælder for nærmeste leder. Dette gøres også ved at følge ovenstående sti.

Oprettelse af helligdage
Helligdage oprettes som planlagt fravær på brugerne. Helligdagene kan oprettes for samtlige brugere på én gang – gå til:

Brugermenu > Planlægning > Opret fravær alle

Afkryds alle brugere, vælg type, heraf helligdag samt datoen for helligdagen og tryk på Gem/Gem og luk.
Det anbefales at lægge samtlige helligdage ind for et år ad gangen, så medarbejderne kan se det.

OBS! Helligdage skal oprettes én dag ad gangen, der kan ikke lægges en periode ind.


Ugesedler

Opfølgning på ugesedler
For at kunne afregne løn, skal det sikres, at medarbejderne har registreret sine timer i EazyProject. Tjek op på dette ved at gå i:

Brugermenu > Rapporter & værktøjer > Administrative > Opfølgning medarb.

Udfyld de forskellige filtre, hvorefter der fremkommer en ugevisning af medarbejderne, hvor det fremgår, om medarbejderne har godkendt deres ugeseddel. Hvis dagene er grønne, er de godkendte.

Ledergodkendelse af ugesedler
Når medarbejderne har godkendt deres ugesedler og de derefter skal ledergodkendes, gøres dette ligeledes i opfølgning medarb. rapporten.
Her skal du under tilpas afkrydse vis ledergodkendelse. Herefter er det muligt for lederen at godkende eller afvise ugesedlen. Hvis ugesedlen afvises, låses den op for den pågældende medarbejder.


Løn og udbetaling

Lønkørsel
Når der skal køres løn, kan der trækkes en timerapport, for at se hvor mange timer medarbejderne har registreret i lønperioden – Gå i:

Brugermenu > Rapporter & værktøjer > Projektleder > Stor timerapport

I denne rapport er der mange forskellige opsætningsmuligheder, hvilket styres af filtrene.
Datofilteret, anvendes til at definere lønperioden.
Filtre, filtrerer på fx medarbejder, projekt eller en specifik opgave. Gruppering, anvendes til at gruppere data.
Personlige genveje, her kan du afkrydse, hvilke information der kan vælges i filtre.

Udbetaling af private udlæg
Når medarbejdere har haft private udlæg og registreret det i EazyProject, findes det via:

Brugermenu > Rapporter & værktøjer > Administrative > Alle udlæg

Anvend filtrene til at definere lønperiode, samt medarbejder og projekt. Tryk på Vis rapport.
Når udlægget er betalt, kan du via marker viste som udbetalt, låse udlægget for redigering, hvorved der bliver sat kryds i udbetalt.

Udbetaling af kørsel
Når medarbejdere har haft kørsel i egen bil og registreret det i EazyProject, findes det via:

Brugermenu > Rapporter & værktøjer > Administrative > Alle kørsel

Anvend filtrene til at definere lønperiode, samt medarbejder og projekt. Tryk på Vis rapport.
Anvend grupper pr. bruger, til at vise en total for kilometer og kroner.
Når kørslen er betalt, kan du via marker viste som udbetalt, låse kørslen for redigering, hvorved der bliver sat kryds i udbetalt.

Flexkorrektion
Hvis en medarbejder får udbetalt nogle af de timer, de har optjent på deres flexkonto, skal flexsaldoen nedskrives tilsvarende – dette gøres via:

Brugermenu > Rapporter & værktøjer > Administrative > Flexkorrektion

Her vælger du den pågældende medarbejder, samt antallet af timer der skal korrigeres. Skriver på plus, tilføjes der timer og skriver du minus fjernes timerne. Herefter vælger du, hvornår flexkorrektion skal være gældende for.

Tryk på Tilføj

Historik, samt saldo pr. dags dato, for medarbejderens flexsaldo vises i loggen på siden.


Ændring i kost- og salgspris

Hvis kost- eller salgsprisen ændrer sig for en medarbejder, eller en kategori af medarbejdere, så skal det opdateres i EazyProject – gå til:

Administration > Typer > Vis timetyper > Tryk på blyanten ud for den ønskede timetype

Her kan du ændre kost- og salgspris, hvorefter det fremadrettet vil være den ændrede timetype, som medarbejderen tilknyttes, på et projekt med.

Opdatering af priser på igangværende projekter
Hvis en timetype opdateres, kan der være et behov for at opdatere medarbejderes priser på igangværende projekter – gå:

Administration > Diverse > Opdater projektmedlemspriser.

Søg efter den medarbejder, hvis kost- eller salgspris skal opdateres. Opdater salgs- og/eller kostprisen ud for de enkelte projekter og tryk Ret oplysninger.
Hvis alle salgs- og kostpriser skal overskrives med nye priser, skriv da den nye salgs- og kostpris i feltet overskriv priser og tryk på Opdater.
De opdaterede priser tager kun effekt fremadrettet, så allerede registrerede timer vil være gemt med den kost-/salgspris, som medarbejderen havde på registreringstidspunktet.

Ændre i priser på registrerede timer
Når medarbejderne registrerer timer i ugesedlen, bliver det gemt med de kost-/salgspriser som medarbejderen har på registreringstidspunktet.
Hvis der er behov for at ændre i medarbejderens salgs- og kostpris bagudrettet, gøres det via:

Brugermenu > Rapporter & værktøjer > Administrative > Ret tidsstempel

Her kan du vha. filtrene søge præcis den/de registreringer frem, som skal ændres. Indtast den nye kost- og/eller salgspris for de viste registreringer og tryk Ændre for viste.

OBS! Når der er flueben i Eksporteret, betyder det, at timerne er hentet ind på en fakturakladde, og på den vil prisrettelsen ikke slå igennem.