Kom igang

Processen for en projektleder

Her beskrives 6 steps til den fremgangsmåde, som de fleste arkitekter, Ingeniører og konsulenthuse benytter. Denne fremgangsmåde giver dig som projektleder et enkelt værktøj at arbejde i, hvor du let og hurtigt kan se konsekvensen af din planlægning i kr. og øre og på belastningen af medarbejderne.


Step 1 – opret projekt

Brugermenu > Projekter > Opret projekt

Her opretter du projektet med de nødvendige stamdata, budgetter, opgaver, bemanding af medarbejdere, ect. Bemandingen kan også ske ifm. planlægningen i Planlægning Pro.

For en uddybende gennemgang af projekt oprettelse, henvises der til denne manual.


Step 2 – Planlæg tid og ressourcer

Du kan planlægge tid og ressourcer via. projektformularen, samt oprette projekter og opgaver.
Dette kan du også gøre nemt og overskueligt via Planlægning Pro.

Brugermenu > Planlægning > Planlægning Pro

Med Planlægning Pro kan du ligeledes oprette projekter og opgaver, hvilket er beskrevet her.

I Planlægning Pro, kan du planlægge antal timer på de forskellige medarbejdere, fordelt ud på projekt- og/eller opgaveniveau. Det er muligt at planlægge medarbejderne ud fra 3 forskellige modeller.

  • Budget i alt fordelt pr. dag
  • Timer pr. dag
  • % af normtid pr. dag

For at få tids- og ressourceestimatet fra Planlægning Pro, retur til projektformularen (bl.a. til beregning af DB-faktor), skal du trykke på den røde cirkel, ved siden af projektnavnet.
Herefter opdateres alle medarbejdernes estimater fra Planlægning Pro, til opgave-allokeringer for projektet.

Førend du kan overføre estimaterne, skal du:

Klik på tandhjul, øverst til højre i Planlægning Pro > afkryds: vis advarsel, hvis ændring i planlægning

OBS! Når du overfører medarbejder estimaterne fra Planlægning Pro til projektformularen, vil alle medarbejdernes opgave-allokeringer blive overskrevet af estimaterne fra Planlægning Pro


Step 3 – Tilpas budget

Når du har planlagt i Planlægning Pro, kommer du retur til projektformularen, ved at trykke på projektnavnet og vælge rediger i projektformular.
Her kommer du retur til projektformularen, hvor du under fanebladet budget kan se resultatet af ændringerne i estimatet.
Du kommer retur fra projektformularen til planlægning Pro via genveje ikonet øverst til højre på siden.


Step 4 – Opfølgning

Efterhånden som projektet forløber og timer/omkostninger registreres, skal der løbende følges op på projektet. Hvordan der følges op, kan være forskellig fra virksomhed til virksomhed.
Nogle af de ting, der skal følges op, fremgår her:


Tid og omkostningsregistrering
Her er det vigtigt at der følges op på at registreringerne er korrekte og at ugesedlerne afleveres til tiden (administrativ opgave). Som projektleder, kan du trække en projektrapport f.eks. Stor timerapportProjekt timer eller Rapport 55, for at sikre at alle projektdeltagerne har registreret deres timer korrekt.
Du finder rapporterne via:

Brugermenu > Rapporter & Værktøjer > Projektleder

Når en opgave er færdig og der ikke skal kunne registreres tid længere, kan du via projektformularen ændre status på de opgaver du vil lukke til Afsluttet. Herved forsvinder opgaven ud af medarbejdernes ugeseddel.


Bemanding af projekter 
Hvad skal der bruges af ressourcer henover den næste periode, for at komme i mål med projektet?

Brugermenu > Rapporter & værktøjer > Ledelse > Bemandingsrapport

Bemandingsrapporten, giver et hurtigt overblik over det forventede ressourceforbrug, fordelt over uger eller måneder- et lignende overblik kan også opnås i Planlægning Pro.


Fremdrift på projekt – Stadeværdi
Hvor langt er projektet?
I stamdata fanebladet, er der to støtteværdier til at hjælpe dig med stadeværdien.
Stade faktureret, giver dig forholdet mellem, hvad der er faktureret og den forventede totale fakturering i procent
Stade forbrugt, giver dig forholdet mellem timer forbrugt og timer allokeret i procent.
Du kan tilgå stamdata fanebladet for et eksisterende projekt via:

Brugermenu > Projekter > Tryk på blyanten ud for det ønskede projekt


Økonomiske konsekvenser på projektet
Informationer kan trækkes i mange forskellige rapporter, men sagsøkonomi rapporten, giver et hurtigt overblik over sagen. Her kan alle de økonomiske nøgletal aflæses og give projektlederen mulighed for at kunne agere på forkant med udviklingen.
Rapporten lokaliseres på følgende måde:

Brugermenu > Rapporter & Værktøjer > Projektleder > Sagsøkonomi


Step 5 – Fakturering

Der er forskellige måder at oprette en faktura, da hver virksomhed har deres egne procedurer.
I sidste faneblad i projektformularen, er det muligt at oprette en forventet faktureringsplan, både i medgået tid og i faste rater. Faktureres der i dette billede, markeres alle registreringer i den valgte periode som værende faktureret.

Det er også muligt at oprette en faktura manuelt og indlæse timer, km, udlæg og evt. udelade enkelte registreringer. Uanset hvordan fakturaen er oprettet, kan du se alle fakturaer for det enkelte projekt i fanebladet Vis faktura.
Det er også muligt via menupunktet Vis kunder at se faktureringshistorikken pr kunde.
Vis faktura lokaliseres på følgende måde:

Brugermenu > Finans > Vis fakturaer


Step 6 – Afslut projektet

Når projektet er kørt til vejs ende, alle timer registreret og den sidste faktura er sendt, kan du via projektformularen ændre status på projektet til Afsluttet.

Herved forsvinder det ud af mange oversigter (kan genfindes ved at benytte statusfilter) og ikke mindst forsvinder projektet og opgaverne ud af medarbejdernes ugesedler.