Før du kan få et overblik og styre dine projekter, skal disse oprettes i EazyProject.
Her gennemgås fra A-Å, hvordan du opretter et projekt.
Opret projekt
Du opretter et projekt, via brugermenuen:
Projektliste > Opret projekt
Her skal du udfylde den ønskede stamdata for projektet; såsom projektnavn og -nummer, kundenavn og -kontakt, projekttype og -status, etc.
Herefter trykker du på Gem projekt, hvorefter du får mulighed for at oprette opgaver, samt udfylde data i de øvrige faner.
OBS! Hvis du afkrydser auto ved start- og slutdato, vil denne tilpasse sig første opgaves startdato og sidste opgaves slutdato.
Opret opgave
Start med at oprette projektets opgaver – du gør dette ved at trykke opret ny.
Herefter kommer der en pop-op boks, hvor du kan udfylde data relateret til opgaven.
Udfyld de relevante felter omkring opgaven; såsom opgavenavn, timetype, fase, ansvarlig, timebudget, samt start- og slutdato.
Hvis du tilføjer en beskrivelse vil denne kunne ses i ugesedlen, af de medarbejdere, der er allokeret på opgaven.
Tryk Gem & luk
Efter du har oprettet projektets opgaver, kan du udfylde de resterende faner i projektformularen.
Fanen: Projektteam
Her vælger du de medarbejdere, der skal kunne allokeres på de forskellige opgaver. Du tilføjer medarbejderne til projektteamet, ved at trykke på pilen, til venstre for deres navn.
Når du opretter et projektteam, vil deres tildelte kost- og salgspris fremgå, hvilket du her kan redigere, hvis prisen er en anden for projektet.
OBS! Ændringen i medarbejderens kost- og salgspris, vil kun være gældende for projektet, hvor det er redigeret.
Fanen: Bemanding
Under bemanding kan de tilføje medarbejderne fra dit valgte projektteam til de opgaver, du har oprettet.
Du tilføjer medarbejderne ved at trykke på tilføj og hvis du ønsker at tilføje alle medarbejderne fra projektteamet, kan du trykke tilføj alle under opgavenavnet.
Til højre for hver medarbejder, kan du indtaste budget/t og herved få et samlet overblik over det forventede timeforbrug.
Fanen: Budget
Under fanen budget, kan du indtaste den forventede omsætning (faktureret), kostpris timer og timer. Herved opnår du et hurtigt overblik over projektets forventede omsætning samt dækningsbidrag.
Vær opmærksom på, at hvis I anvender opgavebudgetter i timer og/eller DKK, så vil felterne i timer og/eller omsætning (faktureret) være låst. Tallene vil automatisk afspejle de samlede opgavebudgetter.
Når projektet starter og medarbejderne registrer tid og fx opretter udlæg eller indtaster kørsel, vil dette fremgå i kolonnen faktisk. Herved har du gennem hele projektet en opdateret status ift. den faktiske omsætning.
Kolonnen estimat viser de faktiske registreringer plus værdien af den fremadrettede planlægning – herved kan projektlederen hele tiden se, hvordan projektet estimeres til at ende, hvis det fortsætter som d.d.
Budget og Planlægning
Hvis du anvender Budget, vil værdierne herfra fremgå i ovenstående budget kolonne, og hvis du anvender Planlægning, vil værdierne fremgå i ovenstående estimat kolonne.
Fanen: Andet
Under fanen andet, kan projektet beskrives mere uddybende i feltet beskrivelse.
Du kan også tildele en rolle og/eller afdeling, der kan redigere i projektet.
Du kan ligeledes vælge om medarbejderne skal skrive en kommentar, når de registrerer tid på projektet.
Her kan du vælge om kommentaren skal være valgfri, obligatorisk eller ikke tilladt.
Fanen: Dokumenter
Under fanen dokumenter, kan du fx linke til en ekstern projektfolder, så du nemt kan indhente ekstern information, når du arbejder med projektet. Du kan også linke til forskellige filer, der skal anvendes ved opgaverne.
Fanen: Projektlog
Under fanen projektlog, fremgår de ændringer der er foretaget i projektet. Din projektlog opdateres, hver gang der trykkes Gem/opdater. Du kan også manuelt oprette en log, som kan sendes ud til projektteamet via mail.
Fanen: Fakturering
Under fanen Fakturering kan der oprettes en rateplan.
Der kan ligeledes tilføjes en fakturabeskrivelse, der vil figurere som beskrivelse, på en faktura, når der faktureres på projektet.
Vælg en bogføringsdato (vejledende), indsæt en ratetype, heraf fast eller foreslået, tilføj evt. en kommentar og herefter det ønskede rate beløb.
Tryk Tilføj betalingsrate
Manuelt oprettede fakturaer vil også figurere under denne fane, her vil de under kolonnen ratetype, have værdien manuel faktura.
