Kom igang

Sådan opretter du et projekt

For at registrere tid, skal der være projekter med opgaver, som tiden kan registreres på.
Brugerne skal være tilknyttet projektet/opgaverne, for at kunne registrere tid.
Her gennemgås fra A-Å, hvordan du opretter et projekt.


Opret projekt

Du opretter et projekt, via brugermenuen:

Brugermenu > Projekter > Opret projekt.

Her skal du udfylde den ønskede stamdata for projektet; såsom projektnavn og -nummer, kundenavn og -kontakt, projekttype og -status, ect.
Herefter trykker du på Gem projekt, hvorefter du får mulighed for at oprette opgaver, samt udfylde data i de øvrige faner.

OBS! Hvis du afkrydser auto ved start- og slutdato, vil denne tilpasse sig første opgaves startdato og sidste opgaves slutdato.


Opret opgave

Start med at oprette projektets opgaver. Du gør dette ved at trykke opret ny. Herefter kommer der en boks, hvor du kan udfylde data relateret til opgaven.

Udfyld de relevante felter omkring opgaven; såsom opgavenavn, timetype, fase, ansvarlig, timebudget, samt start- og slutdato.
Hvis du tilføjer en beskrivelse vil denne kunne ses i ugesedlen, af de medarbejdere, der er allokeret på opgaven.

Tryk Gem & luk

Efter du har oprettet projektets opgaver, kan du udfylde de resterende felter i projektformularen.


Projektteam

Her vælger du, de medarbejdere, der skal kunne allokeres på de forskellige opgaver. Du tilføjer medarbejderne til projektteamet, ved at trykke på pilen, til venstre for deres navn.
Når du opretter et projektteam, vil deres tildelte kost- og salgspris fremgå, hvilket du her kan redigere, hvis prisen er en anden for projektet.

OBS! Ændringen i medarbejderens kost- og salgspris, vil kun være gældende for projektet, hvor det er redigeret.


Bemanding

Under bemanding kan de tilføje medarbejderne fra dit valgte projektteam, til de opgaver, du har oprettet.

Du tilføjer medarbejderne ved at trykke på tilføj og hvis du ønsker at tilføje alle medarbejderne fra projektteamet, kan du trykke tilføj alle under opgavenavnet.
Til højre for hver medarbejder, kan du indtaste budget/t og herved få et samlet overblik, over det forventede timeforbrug.


Budget

Under fanen budget, kan du indtaste den forventede omsætning, kostpris timer (kr.) og timer (t). Herved opnår du et hurtigt overblik over projektets forventede omsætning samt dækningsbidrag.

Når projektet starter og medarbejderne registrer tid og fx opretter udlæg eller indtaster kørsel, vil dette fremgå i kolonnen faktisk. Herved har du gennem hele projektet en opdateret status ift. den faktiske omsætning.


Andet

Under fanen andet, kan projektet beskrives mere uddybende i feltet beskrivelse. Der kan ligeledes tilføjes en fakturabeskrivelse, der vil figurere som beskrivelse, på en faktura, når der faktureres timer på projektet.

Du kan også tildele en rolle og/eller afdeling, der kan redigere i projektet. Du kan ligeledes vælge om medarbejderne skal skrive en kommentar, når de registrerer tid på projektet. Her kan du vælge om kommentaren skal være valgfri, obligatorisk eller ikke tilladt.


Dokumenter

Under fanen dokumenter, kan du fx linke til en ekstern projektfolder, så du nemt kan indhente ekstern information, når du arbejder med projektet. Du kan også linke til forskellige filer, der skal anvendes ved opgaverne.


Projektlog

Under fanen projektlog, fremgår de ændringer der er foretaget i projektet. Din projektlog opdateres, hver gang der trykkes Gem/opdater. Du kan også manuelt oprette en log, som kan sendes ud til projektteamet via mail.


Fakturering

Under fanen Fakturering kan der der oprettes en betalingsplan for, hvornår og hvad der skal faktureres.

Indsæt en ratetype, heraf:

  • Fast: et fast beløb uagtet forbrug af timer, udlæg og kørsel
  • Foreslået: et beløb, som defineres af antal timer forbrugt, udlæg og kørsel.

Manuelt oprettede fakturaer vil også figurere under denne fane.

Klik her og tilmeld dig EazyProjects Arkitektdag 2019