Manual

Funktionsmanual for projektledere

Denne manual er lavet med udgangspunkt i EazyProject’s standardflow for projektledere. Dette kan naturligvis afvige alt efter, hvordan man benytter EazyProject’s funktioner.


Oprette et projekt

Når der kommer et nyt projekt, skal det oprettes i EazyProject, så planlægningen og administrationen af det kan begynde.

Gå i Brugermenu > Projekter > Opret projekt

Start med at udfylde stamdata på projektet; projektets navn, projektnummer, kunde, projekttype, projektleder, projektstatus mv.

Tryk Gem/opdater

Opret de opgaver/aktiviteter, som projektet skal indeholde.

Tryk på Opret ny opgave og udfyld de relevante data på opgaven:

  • Opgavens navn

  • Timetype
    Her vælges den timetype, som opgaven udføres til, samt sælges til. Hvis der under Projektteam er medarbejdere, som ikke har en kost- og salgspris stående, vil opgavens timepris være gældende for medarbejderen.
  • Ansvarlig
    Vælg den medarbejder, som har ansvaret for denne opgave. Ansvarlig behøver ikke betyde, at det er den medarbejder, som skal udføre opgaven. Allokering håndteres under fanen Bemanding.
  • Tilhører fase
    Vælg den fase som opgaven hører ind under.
  • Budget/t
    Sæt det budgetterede timeantal på opgaven.
  • Budget/DKK
    Sæt budgettet i DKK på opgaven.
  • Status
    Status på en opgave fortæller, hvorvidt opgaven er tilgængelig på de allokerede medarbejderes ugeseddel. En planlagt, pauset eller afsluttet opgave vil det ikke være muligt at registrere tid på.
  • Start/slut-dato
    Sæt en periode inden for hvilken det forventes, at opgaven udføres.
  • Milestone
    Sæt flueben her, hvis opgaven er en milepæl. En milestone får automatisk samme start- og slutdato. En milestone vises i Gantt-kortet med en ruder-form.
  • Beskrivelse
    Her kan opgaven udspecificeres. Denne er også tilgængelig for medarbejderne via ugesedlen.

Oprette et projekt fra projektskabelon
Hvis man har projekter, hvis opgaver og bemanding ofte er ens, kan man oprette en projektskabelon, som kopieres ved nye projekter. Den eneste forskel mellem oprettelse af et almindeligt projekt og en projektskabelon er, at feltet Projektstatus skal stå til “Skabelon” frem for “Aktivt”.

Gå til Brugermenu > Projekter > Opret projekt

Klik på knappen Opret fra skabelon. I den efterfølgende pop-up kan du navngive dit nye aktive projekt og vælge skabelon samt tilknytte projektrum og kunde. Når du har gemt, åbnes projektformularen for det nye projekt, og du kan foretage de rettelser i stamdata og opgaver, der er behov for.

Obligatorisk kommentar på tidsregistreringer
Hvis der ønskes, at medarbejderne tilføjer en kommentar, hver gang de registrerer timer på projektet, så skal dette sættes op på det enkelte projekt.

Brugermenu > Projekter > Projektliste > Vælg projekt og tryk på blyanten ud for projektet.

> Andet > Dropdown “Kommentarer på tidsregistrering”


Planlægge opgaver i Gantt Pro

I oprettelsen af opgaverne blev der indsat start- og slutdato for at fastsætte, i hvilken tidsperiode opgaven forventes udført. Så her blev opgaverne overordnet planlagt. Gå i Gantt Pro for at planlægge mere detaljeret.

Gå i Brugermenu > Gantt Pro (eller via værktøjsbæltet nederst)

Brug søgefunktionen eller filteret øverst til venstre til at søge projektet frem. Hvis du går til Gantt Pro via værktøjsbæltet via fx projektformularen, vil der automatisk være filtreret, så du kun ser det konkrete projekt. Klik på plusset ud for projektnavnet i venstre side, for at få vist opgaverne i projektet.

Opgavestruktur – underopgaver
I Gantt Pro kan den visuelle struktur på opgaverne justeres, så opgaver kan have underopgaver.

Klik en enkelt gang på en opgave, som skal være en underopgave til opgaven ovenfor, så den er markeret.

Klik herefter på knappen ”Ryk ind” øverst for at få opgaven til at rykke sig ind under opgaven ovenfor og derved blive en underopgave.

Afhængigheder
Der kan opsættes afhængighed mellem projektets opgaver, hvilket betyder, at en opgave ikke kan starte, før en anden er afsluttet. Tryk på cirklen for enden af en opgave og træk den til cirklen foran en anden opgave og slip. Sådan oprettes en afhængighed. Når en opgave flyttes, vil den/de opgave(r), som er afhængige af opgaven også blive flyttet.

Fremgang på opgaver
Når der dobbeltklikkes på et projekt, enten via listen i venstre side eller via bjælkerne i Gantt-kortet, kan der redigeres i projektet. Ud over de opsætningsmuligheder, som også findes i projektformularen, så er det her muligt at vælge, hvordan fremgang på opgaverne skal styres. Det kan være manuelt, hvor projektlederen selv estimerer, hvor langt en opgave er, vha. en slider; eller det kan være på baggrund af tidsregistreringer på opgaven, som procentuelt regnes op imod timebudgettet på opgaven.

TIP!
På projekter, som anvendes til intern tid og fravær, er det en god idé at ændre fremgang til at være manuel og ikke på baggrund af tidsregistreringer, eftersom fremgangsprocent ikke har værdi i forhold til intern tid såsom Helligdage mv.

Baselines
Det er muligt at gemme baselines hen ad vejen, så der gemmes et billede af, hvordan opgaverne er placeret i forhold til hinanden, hvor lang tid de strækker sig over, og i hvilken datoperiode de ligger. På den måde kan man, efterhånden som projektet skrider frem, holde status op imod udgangspunktet – og eventuelt lave flere baselines hen ad vejen, hvis projektet og opgaverne skrider meget.

Opret en baseline ved at dobbeltklikke på projektets navn i venstre side. Nederst i boksen kan der oprettes baselines. Giv baselinen et navn og tryk Opret ny, hvorefter baselinen vil figurere nedenfor med dato og tidspunkt for oprettelse. Når man sætter prikken ud for en oprettet baseline, vil projektet og opgavernes tidsbjælker vises i Gantt-kortet med en lys orange farve.

TIP!
Hvis du ikke kan se baselines, selvom du har sat prikket ud for en baseline på projektet, så klik på tandhjulet oppe i højre hjørne for at sikre dig, at systemet er sat til at vise baselines (“Vis WBS”).


Bemande projektet

Når projektet er oprettet og planlagt, skal det bemandes med de medarbejdere, som skal udføre opgaverne.

Planlægning Pro

Gå i Brugermenu > Planlægning Pro

Brug filteret øverst til kun at få vist dit projekt. Eller gå til Planlægning Pro via værktøjsbæltet i projektformularen, hvorved der vil være filtreret automatisk på det konkrete projekt. Tryk på pilen til venstre for projektnavnet for at synliggøre projektets opgaver. Brug pilene oppe i højre hjørne til at finde tidsperioden, hvor du vil bemande opgaverne. De tynde mørke streger i kalenderoverblikket, viser hvornår opgaverne er planlagt til.

TIP!
Hvis du ikke kan se de grå streger, så klik på tandhjulet oppe i højre hjørne og sikre dig at systemet er sat til at vise dem (Vis projekt- og opgavebjælker”).

Bemand opgaverne ved at klikke på silhuetten ud for opgavenavnet. Nedenfor ses nu en linje, hvor der står Tilføj. Markér perioden ud for Tilføj vha. drag ’n drop. I vinduet, der åbner, kan du se den valgte periode. Vælg en planlægningstype (læs mere om disse nedenfor), vælg én eller flere medarbejdere og tildel dem timer/procent. Tryk på Gem.

Planlægning placeret i weekenderne tæller ikke med. Så selvom weekenderne er synlig og kan indgå i en markering, så lægges der ikke timer på weekenderne.

Planlæg med antal timer om dagen (Timer pr. dag)
Ved denne planlægningstype indtaster man, hvor mange timer om dagen medarbejderen skal bruge på opgaven.

Planlæg med procentsats af normtid (% af normtid pr. dag)
Ved denne planlægningstype indtaster man, hvor mange procent af medarbejderens normtid de skal bruge pr. dag på opgaven.

Planlæg med antal timer fordelt på perioden (Budget i alt fordelt pr. dag)
Ved denne planlægningstype indtaster man, hvor mange timer i total medarbejderen skal arbejde på opgaven; så fordeler systemet timerne ud over den valgte periode.

Planlæg med antal timer fordelt på perioden (Budgetperiode)
Denne planlægningstype minder om ”Budget i alt fordelt over tid”. Forskellen er, at hvis medarbejderen ikke registrerer tid på en opgave, vil de planlagte timer blive skubbet foran.

Belastning
Under Planlægning Pro vises en tabel med medarbejderne, og hvor mange timer de er bemandet til på ugebasis. Når tallet bliver højrødt, er medarbejderens ugenorm nået eller overskredet. Ved at klikke på tallet får man en boks, som fortæller, hvilke projekter/opgaver medarbejderen er bemandet til i ugen, samt hvor mange timer. Brug denne oversigt til overblik over, hvilke ressourcer der er til rådighed til dit projekt.

TIP!
I kan slå det til, så ændringer i Planlægning Pro automatisk slår igennem på bemandingsfanen på projektet og omvendt – og/eller I kan få automatisk synkronisering imellem Planlægning Pro og Gantt Pro, så ved ændringer i fx tidsplanen bliver planlægningen automatisk flyttet med. I slår disse features til i Administration >> Diverse >> Systemopsætning (nederst).


Læg projektbudget

Når projektet er planlagt og bemandet med ressourcer, skal projektbudgettet oprettes. Gå i Brugermenu, Projekter, Projekter og tryk på blyanten ud for det projekt, der skal lægges budget for. Gå til fanen Budget i projektformularen og tilføj nedenstående under budget-kolonnen:

  • Indsæt den faste pris eller forventede omsætning ud for “Omsætning (faktureret)”
  • Tilføj evt. direkte omkostninger
  • Tilføj den samlede budgetterede/forventede kostpris på timer (“Kostpris timer”).
  • Tilføj det samlede budgetterede/forventede timeforbrug (“Timer”)

TIP!
Hvis I kører med budget i timer og/eller DKK på opgave-niveau, vil disse tal være sammenregnet og udfyldt automatisk for jer. I vil så ikke kunne taste manuelt ind i “Timer” og/eller “Omsætning (faktureret)”.

Faktisk-kolonnen viser de faktiske registreringer, her og nu, mens estimatkolonnen afspejler de faktiske registreringer + den fremadrettede planlægning (= hvor lander vi økonomisk, hvis den nuværende planlægning ikke bliver ændret).

Hvis I har behov for et mere detaljeret budgetværktøj, og I har finans-modulet, så kan I istedet for budgettet på projektformularen anvende Budget Pro og EAC Budget Pro.

Betalings- / rateplan
Hvis man laver en aftale med kunden om hvornår der skal betales for arbejdet, kan dette oprettes i EazyProject, så det er nemmere for bogholderi at vide hvornår og hvor meget, der skal faktureres på et projekt. Gå i Brugermenu, Projekter, Projekter og tryk på blyanten ud for projektet. Gå til fanen Fakturering. Under Planlæg betalingsrater oprettes de aftalte rater med dato, type (fast eller foreslået), kommentar og beløb. Tryk på Tilføj. Opret de rater, som der er behov for.


Løbende administration på projektet

Når først projektet er oprettet og sat i gang, skal der løbende følges op på det, og eventuelle korrektioner skal foretages.

Ændring i tidsplan
Opgaver kan blive forsinkede af mange årsager. Hvis man ved, at en opgaves slutdato ikke kan overholdes, og den efterfølgende opgave ikke kan starte til tiden, så skal dette evalueres i EazyProject.

Gå i Brugermenu > Gantt Pro (eller via værktøjsbæltet)

Brug filteret til at søge projektet frem. Fold opgaverne ud ved at trykke på plusset ud for projektnavnet. Forlæng en opgaves periode ved at trække i enden af opgavens bjælke. Hvis de efterfølgende opgaver ikke er afhængige af opgaven, som forlænges, vil disse ikke automatisk rykke sig, og de skal flyttes manuelt. Brug drag ’n drop til at flytte opgavebjælkerne.

Ændring i bemanding
Hvis der kommer ændringer til tidsplanen, kan det også have stor betydning for bemandingen. Gå i Brugermenu, Planlægning, Planlægning Pro. Brug filteret til at søge projektet frem. Fold opgaverne ud ved at trykke på pilen til venstre for projektnavnet. Fold bemandingen på opgaverne ud ved at trykke på silhuetterne ud for hver opgave. Brug drag ’n drop til at flytte bjælkerne – eller træk i enden af en bjælke for at forlænge bemandingsperioden.

OBS! Hvis en bemandingsperiode forlænges, hvorpå der er anvendt planlægningstyperne ”% af normtid pr. dag” eller ”Timer pr. dag” vil der blive lagt flere timer på medarbejderens estimat.

Bemand med flere medarbejdere, hvis ændringen i projektet kræver det. Hvis ændringen gør, at en medarbejder ikke kan bruges i perioden, evt. pga. ferie, så omfordel timebudgettet eller flyt opgaven til en anden medarbejder ved vha. drag’n drop.

Afsluttede opgaver eller opgaver på stand-by
Når en opgave anses for at være afsluttet, skal opgavens status i EazyProject ændres til afsluttet, så medarbejderne ikke længere kan registrere tid på opgaven.

Gå i Brugermenu > Projekter > Projektliste og tryk på blyanten ud for projektet

Under fanen Stamdata, hvor opgaveoversigten vises nederst, sættes der flueben til højre for opgaven og i drop down-menuen, som kommer frem ovenfor, vælges ”Afslut opgave”. Opgaven skifter nu status til Afsluttet. Tryk Gem/opdater.

Hvis en opgave sættes på stand-by af den ene eller anden årsag, skal opgavens status i EazyProject ændres til pause, så medarbejderne ikke længere kan registrere tid på opgaven.

Gå i Brugermenu > Projekter > Projektliste og tryk på blyanten ud for projektet.

Tryk på blyanten til venstre for opgaven, og ændre Status på opgaven til Pause.

Tryk Gem & luk

Information til projektmedlemmer
Hvis en opgave sættes på pause, tidsperioden ændres eller andet, som man ønsker projektmedlemmerne skal informeres om, kan det gøres via EazyProject. Gå i Brugermenu, Projekter, Projekter og tryk på blyanten ud for projektet. Gå i fanen Projektlog. Skriv informationen i Projektlog, sæt flueben i ”Informer projektmedlemmer via email” og tryk Tilføj.


Opfølgning på projektet

Når projektet er kørende, skal der løbende følges op på det, for at sikre at timebudgettet holder og at der faktureres efter planen.

Opfølgning på fremdrift

Gå i Brugermenu > Gantt & grafer > Gantt Pro

Brug filteret til at søge projektet frem. Fold opgaverne ud ved at trykke på plusset ud for projektnavnet. Den røde linje viser dags dato. I højre side af hver opgavebjælke kan der ses en procentsats. Denne viser hvor mange procent af opgavens timebudget, der er registreret på opgaven. Procentsatsen på projektbjælken er den samlede fremgang for hele projektet.

TIP!
Brug filteret øverst og søg på dig selv som projektleder og status som aktiv, så vil du få alle dine aktive projekter frem i Gantt-kortet på én gang.

Opfølgning på budget/-forbrug (timer)

Gå i Brugermenu > Rapporter & Værktøjer > Projektportefølje 1

I filteret vælger du dig selv i projektleder for at søge dine projekter frem. Så vises en oversigt over projekternes budget og forbrug, både med procent og difference i timer. Sæt flueben i ”Vis opgavedetaljer” for at få vist fremgang og forbrug specificeret ud på projekternes opgaver.

Opfølgning på budget/-forbrug (økonomi)

Gå i Brugermenu > Rapporter & Værktøjer > Projektportefølje 3

I filteret vælger du dig selv i projektleder for at søge dine projekter frem. Sæt flueben i udlæg og kørsel, hvis det skal medtages i rapporten. Her vises så en oversigt over, hvad fremgangen er på projektet i kroner og ører. Herudover vises der også det samlede fakturerede beløb på projektet. Procentfremgangen beror på forbrug kontra budget. Forbrug er de registrerede timer ganget med medarbejderens salgspris på projektet.

Opfølgning på fakturering
Der kan skabes et overblik over, hvad kunden er blevet faktureret.

Opfølgning på betalings-/rateplan: For at få et overblik over om betalingsplanen overholdes, gå til Brugermenu >> Rapporter & Værktøjer >> (Økonomi) Projektfakturering. Tilpas filtrene alt efter hvad du gerne vil se i oversigten. Tryk på Søg og få et overblik over hvilke rater, der er faktureret, til hvilket beløb og hvilken dato – og af hvem.

Opfølgning på fakturaer
For at få et overblik over samtlige fakturaer, der er oprettet på projektet, gå til Brugermenu >> Projekter >> Projektliste og tryk på blyanten ud for projektet. Gå til fanen Fakturering og her vises en oversigt over oprettede fakturaer.