Planlægning

Guide til Planlægning Pro – Medarbejdervisning

Medarbejdervisningen i Planlægning Pro samler alle tre niveauer – projekt, opgave og medarbejder – i en og samme række. Dermed får du samme overblik og brugeroplevelse, som når du benytter en kalender.

Du ser som udgangspunkt opgavenavnet og planlægningstype/afsat tid i opgavebjælken.
Hvis du ønsker at se projektnavnet/kundenavnet sammen med/i stedet for opgavenavnet, kan du tilpasse visningen i dine personlige indstillinger under tandhjulet i øverste højre hjørne.

Du flytter en planlægning til et andet tidspunkt og/eller en anden medarbejder ved at markere den ved opgavenavnet og holde knappen på musen nede, mens du hiver planlægningen til den ønskede periode, hvor du slipper den.   

Planlægningen opdateres automatisk, hver gang du foretager en ændring (rediger/drag/drop).
Hvis du vil ændre eller flytte mange registreringer på samme tid, kan du med fordel fjerne fluebenet ”Opdater automatisk efter ændring” i de personlige indstillinger, så siden ikke skal opdateres efter hver ændring. Når du så har foretaget alle dine ændringer, skal du opdatere siden/dine planlægninger ved klik på opdateringsikonet (to pile i en cirkel).

Du kan flytte, forlænge, afkorte, redigere og slette alle opgavebjælker på nær ferie/fravær.

Opret/rediger

Du opretter en ny planlægning ved at klikke (enkeltklik) i et tomt område (hvid baggrund) i kalenderen på det relevante tidspunkt/den relevante medarbejder (dag/uge/måned alt efter, hvilket zoomniveau du står i).

I det pop-op vindue, der åbner, vil datoerne for det valgte område være udfyldt. Systemet vil automatisk foreslå den senest gemte planlægningstype på den valgte medarbejder.

Ved enkeltklik på en opgavebjælke får du flere detaljer om planlægningen.
Ved dobbeltklik på en opgavebjælke får du mulighed for at redigere data.

Kopier

En opgavebjælke kan kopieres ved at dobbeltklikke på den og klikke på ”Kopier”.
Herefter kan du flytte den til en anden placering på samme medarbejder eller til en anden medarbejder.
Det vil typisk være hurtigere at kopiere og ”genbruge” en eksisterende opgavebjælke end at oprette en ny.

Split

En opgavebjælke kan splittes ved at dobbeltklikke på den og vælge ”Split mellem dato X og dato Y”. Alt efter hvilken planlægningstype der er anvendt, sker der følgende:

  • Budget i alt fordelt over tid – hvis en planlægning på fx 100 timer splittes, får man 2 x 50 timer.
  • Budgetperiode – hvis en planlægning på fx 100 timer splittes, får man 2 x 50 timer.
  • % af normtid – en planlægning på fx 20% af ens normtid pr. dag bliver delt i to planlægninger á 20% af ens normtid pr. dag.
  • Timer pr. dag – en planlægning på fx to timer pr. dag bliver til to planlægninger á to timer pr. dag.

Denne metode er typisk hurtigere end at ændre en eksisterende opgavebjælke og derudover oprette en ny planlægning.

Navigation

Du har syv zoomniveauer at vælge imellem alt efter, hvilket tidsperspektiv du ønsker. Du går frem eller tilbage i den viste periode ved at klikke på pilene og kommer til dags dato ved at klikke på Hjem (huset).

Zoom niveau 1-4 hopper en uge frem/tilbage, og Hjem viser seneste mandag som første uge.
Zoom niveau 5-7 hopper en måned frem/tilbage og vælger indeværende måned ved klik på Hjem.

Farver

Som udgangspunkt er farven på en opgavebjælke mørkegrå. Hvis I har oprettet faser med tilhørende farver og koblet faser op på opgaverne, så vil det være fasefarven, der bliver vist.

Endelig kan man overstyre farvevalget på den enkelte opgave/bjælke ved at dobbeltklikke på den og redigere farven.

Farver på Ferie/fravær hentes fra fraværsopsætningen.

I zoomniveau 3-7 kan du navigere til en periode langt ude i fremtiden med få klik – ved at klikke på periodens ”overskrift”. Hvis du fx står i en uge i august 2022 og vil hurtigt hen til april 2023, vælger du et zoomniveau, hvor måneden fremgår, og klikker på datoen eller måneden i topmenuen på kalenderen. Så vil du ryge hen til perioden, der starter første uge i april i zoomniveau 2.

Visning af ressourcebelastning

Modsat i projektvisningen i Planlægning Pro, hvor ressourcebelastningen fremgår af heatmappet i bunden af skærmen, finder du i medarbejdervisningen medarbejderens belastning i selve planlægningsbilledet.

Du kan i hver enkelt celle for ugevisning og månedsvisning se, hvor meget ledig tid den enkelte medarbejder har tilbage. Dermed behøver du ikke scrolle op/ned for at se konsekvensen af en ændring på en medarbejder. Klikker du på ledig tid vises et tooltip med detaljer for ledig tid.

Ledig tid vises/beregnes ikke på zoomniveau 6 og 7.

Modsat i projektvisningen er der ingen mulighed for at tilvælge visning af kolonner med diverse økonomiske overblik i medarbejdervisningen.