Blog

Tidsregistrering er hjertet i EazyProject

Skrevet af Thomas Stensholm, konsulent hos EazyProject

Selvom vi hos EazyProject, har en bred vifte af værktøjer, til at håndtere alle de forskellige aspekter af projektstyring, lige fra planlægning til fakturering, er kernen i systemet Ugesedlen. 

Ved at anvende ugesedlen, allokeres medarbejdernes timer og tilhørende udlæg og kørsel, direkte til den gældende opgave eller fase for det enkelte projekt – hvilket giver en gennemskuelig fakturering. 

Hvorfor er det vigtigt, at du registrerer dine timer?

  • Dokumentation (Dokumentation til kunden for udført arbejde)
  • Opsamling til fakturering (Timer der bliver samlet op med det samme, så der bliver faktureret det korrekte antal timer, en ½ time der og ½ time der bliver hurtigt til flere tusinde kr som ikke bliver faktureret)
  • Omkostningsfordeling (Omkostninger ved tidsreg, kørsel, udlæg placeres på korrekte projekter) 
  • Fremdrift på projektet (budgetteret, udført, faktureret, estimeret)
  • Efterkalkulation (hvad kom projektet til at koste, hvor lang tid tog det og hvor mange timer blev brugt, hvad var udfordringerne – holdt op imod et budget)
  • Mindre administration  (integration til løn (ferie, fravær, udlæg og kørsel, bogholder som ikke skal tyde håndskrevne sedler afleveret for sent)
  • Bedre strukturering af arbejde (Medarbejder kan se hvilke opgaver de skal arbejde på i en uge og hvor mange timer de er planlagt)
  • Flexoversigt (hurtigt og nemt flexregnskab for den enkelte medarbejder)

Dokumentation

Hvordan vil du ellers dokumentere, hvad du har brugt din tid på? 

Her tænker jeg særligt ift. dokumentation overfor kunden – det er nemlig sådan, at vi tilbyder en lang række rapporter, hvor du kan få et komplet overblik over din tid, hvorved fremgangen kan følges og dokumenteres samt at I kan få en indikation om I har tilstrækkelige ressourcer til at fuldføre opgaven, dette gennem hele projektporteføljen. 

Opsamling til fakturering 

Som projektleder, kan du bl.a. hurtigt få afklaret, om en medarbejder har brugt alt deres planlagte tid på projektet og om det stemmer overens med forventningerne fra kunden. 

Når projektet skal evalueres, med henblik på fakturering og planlægning af lignende projekter, kan EazyProjects tidsregistrering og rapporter tilføre data, værdi og gennemsigtighed til denne proces. 

Mindre administration

Tidsregistrering giver dig og dine kollegaer flere muligheder. 

Vi har en hel del kunder, der anvender timeregistrering til udbetaling af løn – disse kunder har typisk en integration til deres løn- eller finanssystem. 

Tidsregistreringen sikrer at dine medarbejdere, husker at taste deres timer, kørsel og udlæg – og hvis det er problematisk for dine medarbejdere at ”huske” kan der opsættes en regel, der automatisk informere medarbejderne, hvis de har glemt at udfylde deres tidsregistrering. 

Bedre strukturering af arbejde

Personlig tilpasning af din ugeseddel 

Jo nemmere og hurtigere selve tidsregistreringen kan udføres, jo oftere og mere præcise bliver registreringerne. 

Tidsregistrering med EazyProject kan bl.a. udføres via medarbejdernes mobil, når det passer dem, de kan ligeledes tilpasse deres ugeseddel efter, hvilke projekter og opgaver de vil se, og herved få et godt overblik over, hvilken tid de forventes at afsætte på diverse projekter. 

Vi oplever mange forskellige behov når det gælder tidsregistreringer. Nogle brugere registrerer tid til viderefakturering og stiller store krav til rapportering, dokumentation samt integrationen til selve faktureringen.

Flexoversigt

Andre anvender tidsregistrering, for at danne grundlag for flex- og fraværsstyring og anvender her det fleksible flex- og feriemodul. 

Hurtige tidsregistreringer giver præcise registreringer, og mulighed for at sende retvisende faktura. 

”Keep it simple”, er altid vores udgangspunkt. 

Læs også:

Bruger i det rigtige værktøj?
Derfor bruger du for meget tid i Excel
Forskellen på betalt og gratis software

Følg EazyProject til Projekt:værktøjsdagen 2019 her!